Regeln für dein Team aufstellen

Microsoft Teams bietet viele Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Einige Einstellungen können zentral über Richtlinien im Teams Admin Center vorgegeben werden. Zusätzlich empfiehlt es sich, gemeinsame Teamregeln festzulegen, damit alle effektiv und einheitlich arbeiten können. Bei diesen Regeln geht es nicht um technische Einstellungen, sondern darum, wie du mit MS Teams in deinem Team umgehst.
Die folgenden Punkte dienen als Grundlage für eigene organisatorische Regelungen.

1. Grundlegendes

Teams-Erstellung

• Neue Teams werden nur erstellt, wenn eine längerfristige Zusammenarbeit einer festen Gruppe geplant ist (mindestens mehrere Wochen).
• Teams sollten mehrere Arbeitsbereiche abdecken, z. B. Kommunikation, Dateiaustausch, Dokumentation oder App-Nutzung.
• Prüfe vor der Erstellung, ob es bereits ein geeignetes Team gibt. Vermeide unnötige neue Teams, um Übersichtlichkeit zu bewahren.

Team-Struktur

Jedes Team sollte klar aufgebaut sein:

• Mitglieder/Besitzer: Wer arbeitet zusammen? Wer verwaltet das Team?
• Kanäle: Welche Themen oder Projekte gibt es?
• Apps/Registerkarten: Welche Tools werden benötigt?

Mindestens zwei Team-Besitzer sollten benannt werden, damit das Team jederzeit administriert werden kann.

Verwaltung der Team-Erstellung

Oft ist es sinnvoll, die Erstellung neuer Teams auf wenige Personen zu beschränken, um Wildwuchs zu vermeiden und eine einheitliche Struktur sicherzustellen.

2. Status & Abwesenheit

Kommunikationsgrundsatz

• Outlook: externe Kommunikation
• Teams: interne Kommunikation

Benachrichtigungen

• Nicht notwendige Benachrichtigungen werden deaktiviert, um konzentriert arbeiten zu können (z. B. E‑Mail-Benachrichtigungen → „Nur im Feed anzeigen“).

Status

• Der Status wird aktiv gepflegt (z. B. verfügbar, beschäftigt, nicht stören, abwesend).
• Da Teams und Outlook miteinander synchronisieren, achten wir auf korrekte Kalendereinträge.
• Für längere Abwesenheiten wird eine Abwesenheitsnotiz hinterlegt (inkl. Vertretungsinformationen).

3. Kommunikation

Antwortzeiten

Wir legen fest, dass interne und externe Anfragen innerhalb eines definierten Zeitraums beantwortet werden (z. B. innerhalb von 24 Arbeitsstunden).

Regelmäßige Kontrolle

Mindestens ein- bis zweimal täglich prüfen wir Aktivität und Chat.

4. Chats

• Chats nutzen wir für kurze Abstimmungen unter wenigen Personen.
• Projekt- oder themenbezogene Inhalte gehören in die Unterhaltungen der entsprechenden Kanäle.
• Falls kein passender Kanal existiert:
  • persönliche Abstimmung im Chat oder
  • vorübergehend Nutzung von „Allgemein“.

5. Unterhaltungen in Kanälen

• Themen werden immer im passenden Kanal geführt.
• Nur ein Thema pro Unterhaltung.
  → Neue Themen = neue Unterhaltung mit aussagekräftigem Betreff.
• Antworten erfolgen über die Antworten‑Funktion, nicht als neuer Beitrag.
• Zustimmung reicht oft über eine Reaktion („Gefällt mir“).
• Wir formulieren möglichst kurz und präzise.

6. Erwähnungen

• @Name – gezielte Ansprache einzelner Personen
• @Kanal – alle Personen eines Kanals
• @Team – nur bei wichtigen Informationen für das gesamte Team

7. Anrufe & Meetings

Anrufe

• Audio-/Videoanrufe werden möglichst vorher geplant.
• Einladungen erfolgen über Teams- oder Outlook‑Kalender.

Meetings

• Teilnehmerkreis bewusst klein halten.
• Agenda vorab teilen.
• Zeitplan einhalten.
• Eine Person übernimmt die Moderation.
• Ergebnisse werden dokumentiert (z. B. OneNote).
• Bei Aufzeichnungen müssen alle Teilnehmenden informiert werden.