Nachrichtenrichtlinien

Voraussetzungen

Um in MS Teams die Nachrichtenrichtlinien anzupassen, benötigst Du die entsprechenden Admin-Rechte. Ohne diese Rechte ist die Anpassung nicht möglich.

Um in das Teams Admin Center zu gelangen, melde dich auf https://admin.teams.microsoft.com/ an.

Besitzer können gesendete Nachrichten löschen

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Die Funktionalität ist erforderlich als unmittelbare Umsetzung des Löschanspruchs nach Art. 17; zur Nachverfolgung rechtswidriger Äußerung werden gelöschte Nachrichten 30 Tage vorgehalten. Für den Fall und der Anzeige eines Rechtsverstoßes, muss sichergestellt werden, dass eine Retention Policy für Teams Messages definiert ist und ggf. weitere Maßnahmen, z.B. Litigation Hold, umgehend umgesetzt werden.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Besitzer können gesendete Nachrichten löschen auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Verwende diese Einstellung, damit Besitzer:innen (eines Teams) Nachrichten löschen können, die von Benutzern im Chat gesendet wurden.

Gesendete Nachrichten löschen

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Die Funktionalität ist erforderlich als unmittelbare Umsetzung des Löschanspruchs nach Art. 17; zur Nachverfolgung rechtswidriger Äußerung werden gelöschte Nachrichten 30 Tage vorgehalten. Für den Fall und der Anzeige eines Rechtsverstoßes, muss sichergestellt werden, dass eine Retention Policy für Teams Messages definiert ist und ggf. weitere Maßnahmen, z.B. Litigation Hold, umgehend umgesetzt werden.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Gesendete Nachrichten löschen auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Verwende diese Einstellung, um Benutzer:innen das Löschen von Nachrichten zu ermöglichen, die sie im Chat selbst gesendet haben.

Chat löschen

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Somit können Chats gelöscht werden. Zum Beispiel notwendig, wenn der Chat in einem „falschen“ Kanal geführt wurde oder nicht zum Thema gehört.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Chat löschen auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Verwende diese Einstellung, um Benutzer:innen die Möglichkeit zu geben, ganze Unterhaltungen aus ihrer Chatliste zu löschen. Dadurch wird nur der Chatinhalt für den Benutzer gelöscht, der die Aktion ergreift, andere Benutzer im Chat können weiterhin alle Nachrichten sehen. Dem Benutzer, der den Chat gelöscht hat, werden keine vorhandenen Nachrichten in ihrem Aktivitätsfeed oder in den Suchergebnissen für den gelöschten Chat angezeigt. Dieser Benutzer wird auch aus dem gelöschten Chat entfernt. Benutzer werden aufgefordert, die Entscheidung zum Löschen eines Chats zu bestätigen. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, wird den Benutzern die Löschoption für ihre Chats nicht mehr angezeigt.

Gesendete Nachrichten bearbeiten

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Die Funktionalität ist erforderlich als unmittelbare Umsetzung des Löschanspruchs nach Art. 17; zur Nachverfolgung rechtswidriger Äußerung werden gelöschte Nachrichten 30 Tage vorgehalten. Für den Fall und der Anzeige eines Rechtsverstoßes, muss sichergestellt werden, dass eine Retention Policy für Teams Messages definiert ist und ggf. weitere Maßnahmen, z.B. Litigation Hold, umgehend umgesetzt werden.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Gesendete Nachrichten bearbeiten auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Verwende diese Einstellung, um Benutzer:innen das Bearbeiten von Nachrichten zu ermöglichen, die sie in einem Chat gesendet haben.

Lesebestätigungen

Diese Option sollte auf “Benutzergesteuert” gestellt sein. Jede:r Mitarbeiter:in sollte selbst und freiwillig entscheiden, ob sie Lesebestätigungen anzeigen möchte. (Nicht Bestandteil von eDiscovery!)

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Lesebestätigungen auf “Benutzergesteuert” > Speichern.

Hinweis: Lesebestätigungen ermöglichen es dem Absender einer Chatnachricht, benachrichtigt zu werden, wenn der Empfänger seine Nachricht in 1:1 und Gruppenchats mit 20 oder weniger Personen gelesen hat. Lesebestätigungen für Nachrichten nehmen die Ungewissheit, ob eine Nachricht gelesen wurde und verbessern so die Kommunikation im Team. In eDiscovery-Berichten werden keine Lesebestätigungen erfasst.

Benutzergesteuert: Das bedeutet, dass Benutzer:innen entscheiden können, ob Sie die Funktion „Lesebestätigungen“ aktivieren oder deaktivieren möchten. Die Standardeinstellung in der App ist „aktiviert“. Benutzer können Sie dann auf „deaktiviert“ ändern.
Für jeden aktiviert: Dies bedeutet, dass alle Mandanten die Funktion EIN haben, ohne dass sie deaktiviert werden kann. Wenn du die Einstellung Für jeden aktiviert verwendest, besteht die einzige Möglichkeit zum Festlegen von Bestätigungen für den gesamten Tenant entweder in der Verwendung einer einzigen Nachrichtenrichtlinie für den gesamten Tenant (die Standardrichtlinie „Global (Organisationsweite Standard)“) oder wenn alle Nachrichtenrichtlinien im Mandanten dieselben Einstellungen für Bestätigungen verwenden. Das Feature „Lesebestätigungen“ ist am effektivsten, wenn die Option Für jeden aktiviert ist.
Für jeden deaktiviert: Dies bedeutet, dass das Feature deaktiviert ist und niemand im Mandanten Lesebestätigungen hat und sie auch nicht aktivieren kann.

Chat

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein, damit eine Kommunikation über den Chat möglich ist.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Chat auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Aktiviere diese Einstellung, wenn du möchtest, dass Benutzer in deiner Organisation die Teams-App verwenden können, um mit anderen Personen zu chatten. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, ist der Chat für neue Einzel- und Gruppenchats deaktiviert.

Chatten in Gruppen

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein, damit ein Chat in Gruppen möglich ist.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Chatten in Gruppen auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Benutzer können einen Chat mit Verteilergruppen, E-Mail-fähigen Sicherheitsgruppen und Microsoft 365-Gruppen starten.

Giphy in Gesprächen

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein, da die Funktion nicht zwingend notwendig ist.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Giphy in Gesprächen auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Wenn du Giphys aktivierst, können Benutzer:innen Giphys in Chatunterhaltungen mit anderen Personen einbeziehen. Giphy ist eine Onlinedatenbank und Suchmaschine, die es Benutzern ermöglicht, nach animierten GIF-Dateien zu suchen und diese zu teilen. Jedem Giphy wird eine Inhaltsbewertung zugewiesen. Zusätzlich zum Aktivieren dieser Einstellung musst du optionale verbundene Erfahrungen aktivieren, um Giphys in Unterhaltungen zuzulassen.

Giphy-Inhaltsbewertung

Diese Option sollte auf “Streng” gestellt sein, damit sie streng auf nicht jugendfreie Inhalte beschränkt wird.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Giphy-Inhaltsbewertung auf “Streng” > Speichern.

Hinweis: Die Giphy-Inhaltsbewertung muss nicht justiert werden, wenn Giphy in Gesprächen deaktiviert ist.
Keine Einschränkung: Das bedeutet, dass Ihre Benutzer beliebige Giphys in Chats einfügen können – unabhängig von ihrer Inhaltsbewertung.
Moderat: Das bedeutet, dass Benutzer Giphys in Chats einfügen können, der Zugriff auf nicht jugendfreie Inhalte aber moderat eingeschränkt wird.
Streng: Das bedeutet, dass Benutzer Giphys in Chats einfügen können, der Zugriff auf nicht jugendfreie Inhalte aber streng eingeschränkt wird.

Meme in Gesprächen

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein, da die Funktion nicht zwingend notwendig ist.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Meme in Gesprächen auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Wenn du Memes aktivierst, können Benutzer:innen Memes in Chatunterhaltungen mit anderen Personen hinzufügen.

Sticker in Gesprächen

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein, da die Funktion nicht zwingend notwendig ist.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Sticker in Gesprächen auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Wenn du dies aktivierst, können Benutzer:innen Sticker in Chatunterhaltungen mit anderen Personen hinzufügen.

URL-Vorschauen

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein, um relevanten Inhalt identifizieren zu können. Ggf. ist prüfen ob „SafeLink“ in Microsoft 365 Defender einzusetzen ist. Ein Weblink wird um ein kleines Vorschaubild der Webseite ergänzt.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte URL-Vorschauen auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Verwende diese Einstellung, um die automatische URL-Vorschau in Nachrichten zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Unangemessenen Inhalt melden

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein, um ggf. Missbrauch innerhalb der Organisation melden zu können.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Unangemessenen Inhalt melden auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer:innen unangemessene Inhalte zur Überprüfung melden.

Sicherheitsbedenken melden

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein, um ggf. Sicherheitsbedenken innerhalb der Organisation melden zu können.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Sicherheitsbedenken melden auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer:innen Sicherheitsbedenken zur Überprüfung melden.

Nachrichten übersetzen

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Die Aktivierung der Option sollte evtl. nach Bedarf, aus Inklusionsgründen in Erwägung gezogen werden.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Nachrichten übersetzen auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Aktiviere diese Einstellung, damit Benutzer Nachrichten in Teams automatisch in die Sprache übersetzen können, die in den persönlichen Spracheinstellungen für E-Mails oder Microsoft 365 voreingestellt ist.

Plastischer Reader für Nachrichten

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Die Aktivierung der Option sollte evtl. nach Bedarf, aus Inklusionsgründen und/oder für Personen mit Beeinträchtigungen in Erwägung gezogen werden.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Plastischer Reader für Nachrichten auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Aktiviere diese Einstellung, um Benutzern das Anzeigen von Nachrichten in Microsoft-Plastischer Reader zu ermöglichen. Plastischer Reader ist ein Lerntool, das zur Verbesserung der Lesbarkeit von Text eine Vollbildansicht und viele weitere Funktionen zur Förderung der Barrierefreiheit bietet.

Dringende Nachrichten mit Prioritätsbenachrichtigungen senden

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Für die Kennzeichnung besonders wichtiger Kommunikation innerhalb des Teams, z.B. für Erinnerung an Fristen.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Dringende Nachrichten mit Prioritätsbenachrichtigungen senden auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Wenn diese Funktion aktivierst, können Benutzer Nachrichten über Prioritätsbenachrichtigungen senden. (Rotes Ausrufezeichen in formatierten Chat). Prioritätsbenachrichtigungen benachrichtigen Benutzer alle 2 Minuten für 20 Minuten oder bis Nachrichten, die als dringend gekennzeichnet sind, vom Empfänger aufgenommen und gelesen werden. Dieses Feature erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Nachricht rechtzeitig reagiert wird.

Sprachnachrichten erstellen

Diese Option sollte auf “Nicht aktiviert” gestellt sein. Es handelt sich um eine Barrierefreiheitsfunktion, diese kann ggf. bei Erforderlichkeit aktiviert werden.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Sprachnachrichten erstellen auf “Nicht aktiviert” > Speichern.

Hinweis:
In Chats und Kanälen zugelassen: Das bedeutet, dass Benutzer sowohl in Chats als auch in Kanälen Sprachnachrichten hinterlassen können.
Nur in Chats zugelassen: Das bedeutet, dass Benutzer in Chats, nicht aber in Kanälen Sprachnachrichten hinterlassen können.
Nicht aktiviert: Dies bedeutet, dass Benutzer keine Audionachrichten in Chats oder Kanälen erstellen können.

Auf Mobilgeräten bevorzugte Kanäle über aktuellen Chats anzeigen

Diese Option sollte auf “Aktiviert” gestellt sein. Es handelt sich um eine benutzergesteuerte Ansichtsoption für den Schnellzugriff auf die relevantesten Inhalte und Nachrichten.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Auf Mobilgeräten bevorzugte Kanäle über aktuellen Chats anzeigen auf “Aktiviert” > Speichern.

Hinweis: Aktiviere diese Einstellung, um die bevorzugten Kanäle an den oberen Rand des Bildschirms für mobile Geräte zu verschieben, damit ein Benutzer nicht scrollen muss, um sie zu finden.

Benutzer aus Gruppen-Chats entfernen

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Notwendig für eventuell anfallende Ordnungsmaßnahmen.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Benutzer aus Gruppen-Chats entfernen auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Aktiviere diese Einstellung, damit ein Benutzer andere Benutzer aus einem Gruppenchat entfernen kann.

Vorgeschlagene Antworten

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Ist aus didaktischen Gründen nicht notwendig.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Vorgeschlagene Antworten auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Aktiviere diese Einstellung, damit Benutzer Textvorhersagen für Chatnachrichten erhalten.

Videonachrichten

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Die Nutzung freiwillig.

Wähle Nachrichten > Nachrichtenrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Videonachrichten auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Steuere mit dieser Einstellung, ob Benutzer in deiner Organisation die Teams-App verwenden können, um Videonachrichten an andere Personen im Chat zu senden.