Besprechungsrichtlinien

Voraussetzungen

Um in MS Teams Besprechungsrichtlinien anzupassen, benötigst Du die entsprechenden Admin-Rechte. Ohne diese Rechte ist die Anpassung nicht möglich.

Um in das Teams Admin Center zu gelangen, melde dich auf https://admin.teams.microsoft.com/ an.

Hinweis: Die Anpassungen sollten nur auf die Gruppe(n) der Schüler:innen (nicht auf die Gruppe(n) der Lehrkräfte und Mitarbeiter:innen) angewandt werden. Die Richtlinie “Global” ist in der Regel nicht für die Anpassungen geeignet, da sie keine Gruppenzuweisung enthält, also für alle Personen (Lehrkräfte, Mitarbeiter:innen und Schüler:innen) angewandt wird.

Bereich: Besprechungsplanung

Terminvereinbarung für private Besprechungen

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Private Besprechungen zwischen Einzelpersonen sollten Schüler:innen nicht ermöglicht werden.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Terminvereinbarung für private Besprechungen auf “Aus” > Speichern.

“Jetzt besprechen” in privaten Besprechungen

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Nur Lehrkräfte bzw. von diesen autorisierte Personen können Besprechungen initiieren.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte “Jetzt besprechen” in privaten Besprechungen auf “Aus” > Speichern.

Planung von Kanal-Besprechung

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Geplante Kanalbesprechungen dienen der gezielten Kommunikation einzelner Gruppen, in einem Kollegiumsteam bspw. einzelner Fachgruppen. Kanalbesprechungen können auch in einer von Lehrkräften geleiteten Homeschooling-Situation stattfinden.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Planung von Kanal-Besprechung auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Durch Aktivierung dieser Funktion können komplette Kanäle (nicht nur einzelne Personen) angesprochen werden.

Jetzt in Kanalbesprechungen besprechen

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Diese Funktion dient der Einberufung von kurzfristigen Besprechungen im Rahmen von Gruppenarbeiten, nur von der Lehrkraft über Kanäle organisiert wurden.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Jetzt in Kanalbesprechungen besprechen auf “Aus” > Speichern.

Outlook-Add-In

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Die Integration mit Outlook ist insbesondere für die Arbeitsorganisation von Schüler:innen sinnvoll, sofern Outlook ebenfalls regelmäßig genutzt wird.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Outlook-Add-In auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Durch das Aktivieren dieser Option können Teams-Einladungen auch direkt aus MS Outlook durchgeführt werden.

Besprechungsregistrierung

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein, damit keine Registrierungen angeboten werden.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Besprechungsregistrierung auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Wenn du diese Option aktivierst, können Besprechungsorganisatoren eine Registrierung für die Teilnahme an einer Besprechung verlangen. Durch das Deaktivieren dieser Option kommen folgende Optionen nicht zum Tragen:
Wer kann sich registrieren?

Anwesenheitsbericht

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein, damit kein Bericht erstellt wird.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Anwesenheitsbericht auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Wenn du dies aktivierst, können Besprechungsorganisatoren sehen, wer sich ggf. registriert hat und wer an den eingerichteten Besprechungen und Webinaren teilgenommen hat. Durch das Deaktivieren dieser Option kommen folgende Optionen nicht zum Tragen:
Teilnehmer in den Bericht aufnehmen (Include attendees in the report) und Teilnehmer Informationen (Attendee information).

Bereich: Besprechungsteilnahme und Wartebereich

Anonyme Benutzer können an einer Besprechung teilnehmen

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Grundsätzlich kann die Zulassung von anonymen Benutzern mit Gefahren verbunden sein.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Anonyme Benutzer können an einer Besprechung teilnehmen auf „Aus“ > Speichern.

Hinweis: Wenn diese Option aktiviert ist, kann jeder an Teams-Besprechungen teilnehmen, auch Teams-Benutzer in anderen Organisationen, die nicht in der Liste der zulässigen Domänen aufgeführt sind. Wenn die anonyme Teilnahme in den organisationsweiten Meeting-Einstellungen deaktiviert ist, können anonyme Benutzer keinen Meetings beitreten, unabhängig davon, was du hier eingestellt hast.

Anonyme Nutzer und Anrufer, die sich einwählen, können ein Meeting starten

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein, damit die genannten Teilnehmer:innen ein Meeting nicht starten können.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Anonyme Nutzer und Anrufer, die sich einwählen, können ein Meeting starten auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Wenn diese Option aktiviert ist, können anonyme Benutzer und Einwahlanrufer eine Besprechung starten, ohne dass jemand anwesend ist. Wenn diese Option deaktiviert ist, muss im Wartebereich gewartet werden, bis die Besprechung von einer Person in deiner Organisation, einem Gastbenutzer oder einem externen Benutzer aus einer vertrauenswürdigen Organisation gestartet wird. Diese Einstellung funktioniert nur, wenn die anonyme Teilnahme hier und in organisationsweiten Besprechungseinstellungen aktiviert ist und “Wer den Wartebereich umgehen kann” auf “Jeder” festgelegt ist.

Wer kann den Wartebereich umgehen

Diese Option sollte auf “Nur Organisatoren und Mitorganisatoren” gestellt sein. Nur Lehrkräfte bzw. von ihnen autorisierte Personen können Personen zu Besprechungen zulassen.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Wer kann den Wartebereich umgehen auf “Nur Organisatoren und Mitorganisatoren” > Speichern.

Hinweis: Steuert, wer einer Besprechung direkt beitreten kann und wer in der Lobby warten muss, bis er zugelassen wird. Hier wird der Standardwert festgelegt, wer die Lobby umgehen kann. Organisatoren und Mitorganisatoren können dies bei der Einrichtung von Teams-Besprechungen ändern.

Personen, die sich einwählen, können die Lobby umgehen

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Diese Funktion sollte im Schulkontext deaktiviert bleiben.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Personen, die sich einwählen, können die Lobby umgehen auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Steuert, ob Personen, die sich per Telefon einwählen, direkt an der Besprechung teilnehmen oder im Wartebereich warten, unabhängig von der Einstellung “Wer kann den Wartebereich umgehen”. Wenn diese Option deaktiviert ist, müssen Einwahlanrufer im Wartebereich warten, bis sie zugelassen werden. Organisatoren und Mitorganisatoren können dies ändern, wenn sie Teams-Besprechungen einrichten.

Bereich: Engagement treffen

Besprechungschat

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Für Schüler:innen aus pädagogisch-didaktischen Gründen notwendig, um ggf. Aufgaben oder Umfragen zu beantworten oder um Fragen zu stellen.

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Hinweis: Wenn der Chat für alle aktiviert ist, können Besprechungsteilnehmer Chatnachrichten lesen und schreiben. Wenn der Chat für alle außer anonymen Benutzern aktiviert ist, können anonyme Besprechungsteilnehmer keine Chatnachrichten lesen oder schreiben.

Externe Besprechung

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein, um zu unterbinden, dass Chats mit nicht vertrauenswürdigen Organisationen geführt werden können.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Externe Besprechung auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Wenn diese Option aktiviert ist, können Personen Nachrichten in externen Besprechungschats von nicht vertrauenswürdigen Organisationen lesen oder schreiben.

F&A

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Es kann für Schüler:innen aus pädagogisch-didaktischen Gründen notwendig sein, um ggf. Fragen zu stellen. Die Nutzung ist freiwillig.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte F&A auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Wenn du diese Funktion aktivierst, können Organisierende eine Frage- und Antwortfunktion für ihre Besprechungen aktivieren.

Reaktionen

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Besprechungsteilnehmer:innen können mit dieser Option z.B. Zustimmung signalisieren. Die Nutzung ist freiwillig.

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Bereich: Inhaltsfreigabe

Wer kann präsentieren?

Diese Option sollte auf “Personen in meiner Organisation und Gäste” gestellt sein. Externe Teilnehmer:innen sind somit ausgeschlossen.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Wer kann präsentieren? auf “Personen in meiner Organisation und Gäste” > Speichern.

Hinweis: Steuert, wer Referent in Teams-Besprechungen sein kann. Organisatoren und Mitorganisatoren können dies ändern, wenn sie Teams-Besprechungen einrichten. So können z.B. Personen während des Meetings zu “Referent” angehoben werden, damit sie präsentieren können.

Bildschirmfreigabe

Diese Option sollte auf “Einzelne Anwendung” gestellt sein. Grundlegende Funktion zur Demonstration von Inhalten in Besprechungen oder im Falle von Distanzlehre sind somit möglich. Neben dem Teilen von Apps- und Dokumenten ist auch die Übertragung von Fenstern erforderlich, da hier Inhalte, z.B. in einem Browser gezeigt werden müssen.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Bildschirmfreigabe auf “Einzelne Anwendung” > Speichern.

Hinweis: Nachteil, wenn z.B. ein Browserfenster geteilt ist und auf einen Link geklickt wird, der ein neues Fenster öffnet, wird dieses neue Fenster nicht mehr geteilt – die Freigabe muss für das neue Fenster erfolgen.

Teilnehmer können Kontrolle erteilen oder anfordern

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Es ist erforderlich, dass nur Lehrkräfte die Steuerung erteilen oder entziehen können, damit in einem Meeting gezielt präsentiert werden kann, für Schüler:innen sollte es nicht verfügbar sein.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Teilnehmer können Kontrolle erteilen oder anfordern auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Damit wird gesteuert, ob der Benutzer die Kontrolle über den gemeinsamen Desktop oder das Fenster an andere Besprechungsteilnehmer abgeben kann. Diese Einstellung wird nicht unterstützt, wenn einer der Benutzer in Teams in einem Browser ist.

Externe Teilnehmer können Kontrolle erteilen oder anfordern

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Es ist erforderlich, dass nur Lehrkräfte die Steuerung erteilen oder entziehen können, damit in einem Meeting gezielt präsentiert werden kann.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Externe Teilnehmer können Kontrolle erteilen oder anfordern auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Damit wird gesteuert, ob externe Teilnehmer, anonyme Benutzer und Gäste während einer Teams-Besprechung die Kontrolle über die Personen auf dem gemeinsamen Bildschirm Ihrer Organisation erhalten oder anfordern können.

PowerPoint Live

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Erforderlich, wenn nur PowerPoint geteilt werden soll und die entsprechenden Steuerelemente und Anzeigemodi gefragt sind

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte PowerPoint Live auf “Ein” > Speichern.

Whiteboad

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein, da sie erforderlich für Echtzeitkollaboration in Besprechung und Unterricht ist.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Whiteboard auf “Ein” > Speichern.

Anmerkungen zur Zusammenarbeit

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein, da sie für eine Echtzeitkollaboration in Besprechung und Unterricht erforderlich ist.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Anmerkungen zur Zusammenarbeit auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Mit den kollaborativen Anmerkungen zur Zusammenarbeit von MS Whiteboard können alle Teilnehmer einer Besprechung gleichzeitig Notizen auf einem freigegebenen Bildschirm in einer Teams-Besprechung hinzufügen. Du musst deinen Vollbildmodus in Teams freigeben und dann Anmerkung starten auswählen. Jeder kann Notizen, Formen, Text und Reaktionen zu dem hinzufügen, was du teilst.

Live Share

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein, da Präsentationsinhalte ungewollt geteilt werden könnten.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Live Share auf “Aus” > Speichern.

Freigegebene Notizen

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein, da sie zum Protokollieren während Meetings erforderlich ist.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Freigegebene Notizen auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Diese Einstellung steuert, ob Benutzer über die Besprechungsdetails freigegebene Besprechungsnotizen erstellen können.

Bereich: Aufzeichnung & Transkription

Besprechungsaufzeichnung

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Schüler:innen sollten keine Aufzeichnungen starten können.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Besprechungsaufzeichnung auf “Aus” > Speichern.

Teilnehmervereinbarung für Aufzeichnung erforderlich

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein, falls Besprechungsaufzeichnung aktiviert ist.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Teilnehmervereinbarung für Aufzeichnung erforderlich auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Nutzer erhalten einen Hinweis, dass aufgezeichnet wird. Das Mikrofon und die Kamera wird automatisch deaktiviert. Die Nutzer stimmen durch Einschalten oder durch eine Bildschirmfreigabe zu, dass aufgezeichnet wird. Andernfalls können Sie dem Meeting folgen, jedoch Mikrofon, Kamera und die Bildschirmfreigabe nicht nutzen. Es wird somit nichts von der Person aufgezeichnet, das Meeting kann aber trotzdem stattfinden.

Aufzeichnungen laufen automatisch ab

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Dadurch kann die Aufbewahrungsdauer von Aufzeichnungen begrenzt werden.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Aufzeichnungen laufen automatisch ab auf “Ein” > Speichern.

Hinweis: Lege die Standardablaufzeit für neue Cloud-Besprechungsaufzeichnungen zwischen 1 und 99 999 Tagen fest. Wenn Besprechungsaufzeichnungen deaktiviert ist, kann keine Einstellung in Standardablaufzeit vorgenommen werden.

Speichern von Aufzeichnungen außerhalb Ihres Landes oder Ihrer Region

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Die Aufzeichnungen könnten dadurch in einem Gebiet liegt, dass außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO liegt.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Speichern von Aufzeichnungen außerhalb Ihres Landes oder Ihrer Region auf “Aus” > Speichern.

Transkription

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Es handelt sich um eine Barrierefreiheitsfunktion, die z.T. auch nützlich in rein visuellen Arbeitssituationen sein kann. Eventuell ist das Aktivieren sinnvoll.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Speichern von Transkription auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Es ist technisch möglich, diese Funktion nur einzelnen Schüler:innen, mit entsprechendem Bedarf zur Verfügung zu stellen.

Live-Untertitel

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein. Es handelt sich um eine Barrierefreiheitsfunktion, die z.T. auch nützlich in rein visuellen Arbeitssituationen sein kann. Eventuell ist das Aktivieren sinnvoll.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Speichern von Live-Untertitel auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Wenn benötigt, könnte die Option auf Aus, aber Organisatoren und Mitorganisatoren können sie aktivieren eingestellt werden. Es ist technisch möglich, diese Funktion nur einzelnen Schüler:innen, mit entsprechendem Bedarf zur Verfügung zu stellen.

Bereich: Audio und Video

Modus für IP-Audio

Diese Option sollte auf “Ausgehendes und eingehendes Audiosignal aktiviert” gestellt sein. Das ist notwendig für die Durchführung einer Videokonferenz, die im schulischen Kontext regelmäßig genutzt wird.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Modus für IP-Audio auf “Ausgehendes und eingehendes Audiosignal aktiviert” > Speichern.

Modus für IP-Video

Diese Option sollte auf “Ausgehendes und eingehendes Videosignal aktiviert” gestellt sein. Das ist notwendig für die Durchführung einer Videokonferenz, die im schulischen Kontext regelmäßig genutzt wird.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Modus für IP-Audio auf “Ausgehendes und eingehendes Videosignal aktiviert” > Speichern.

Videokonferenzen

Diese Option sollte auf “Ein” gestellt sein. Das ist notwendig für die Durchführung einer Videokonferenz, die im schulischen Kontext regelmäßig genutzt wird.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Videokonferenzen auf “Ein” > Speichern.

Übertragungsproduktion mit NDI- und SDI-Hardware

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein, sofern nicht bestimmte Hardware, die zum Einsatz von Videokonferenzen genutzt werden muss.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Übertragungsproduktion mit NDI- und SDI-Hardware auf “Aus” > Speichern.

Netzwerkkonfigurationssuche

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein, da Roamingrichtlinien für Schüler:innen nicht angewendet werden.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Netzwerkkonfigurationssuche auf “Aus” > Speichern.

Teilnehmer können Videoeffekte verwenden

Diese Option sollte auf “Nur Weichzeichner für Hintergrund und Standardhintergründe” gestellt sein. Teilnehmer:innen sollten keine weiteren Anpassungen vornehmen können.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Teilnehmer können Videoeffekte verwenden auf “Nur Weichzeichner für Hintergrund und Standardhintergründe” > Speichern.

Hinweis: Steuert, ob Teilnehmer ihren Kamerafeed mit Videohintergrundbildern und Filtern anpassen können.

Livestreaming

Diese Option sollte auf “Aus” gestellt sein, damit Teilnehmer:innen das Meeting nicht streamen können.

Wähle Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > wähle die gewünschte Richtlinie für die Zielgruppe aus > schalte Livestreaming auf “Aus” > Speichern.

Hinweis: Wenn dies aktiviert ist, können Teilnehmer:innen Teams-Besprechungen streamen.