Einstellungen der Organisation: Sicherheit und Datenschutz
Nicht alle Einstellungen sind zu Beginn der Einrichtung eines Tenants relevant. Die wichtigsten stelle ich Dir in den Lektionen vor, aber alle erkläre ich Dir hier im Überblick.
Datensammlung Bing
Wählen, ob Bing vom Suchverhalten Deiner Organisation lernen kann, um die Ergebnisse zu verbessern.
Datenschutzprofil
Lege die URL zur Datenschutzrichtlinie Deiner Organisation und die E-Mail-Adresse des Datenschutzkontakts fest.
Kennwortablaufrichtlinie
Du legst fest ob, und wie oft Kennwörter ablaufen und neu erstellt werden müssen.
In der Vergangenheit wurde empfohlen, Kennwörter regelmäßig zu ändern, um die Sicherheit zu erhöhen. Allerdings gibt es mittlerweile unterschiedliche Meinungen zu dieser Frage.
Aktuell empfehlen viele Experten, dass man Kennwörter nicht mehr regelmäßig ändern muss, sofern sie sicher und komplex genug sind. Stattdessen sollten Kennwörter nur dann geändert werden, wenn es einen Verdacht auf einen möglichen Sicherheitsverstoß gibt, wie beispielsweise einen Hackerangriff oder ein Datenleck.
Das häufige Ändern von Kennwörtern kann in manchen Fällen sogar kontraproduktiv sein. Wenn ein Benutzer regelmäßig dazu aufgefordert wird, sein Kennwort zu ändern, besteht die Gefahr, dass er ein einfaches und leicht zu merkendes Kennwort wählt, um sich den Ärger zu ersparen, sich ein komplexes Kennwort zu merken und es regelmäßig zu ändern.
Es ist auch empfehlenswert, eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) zu aktivieren, um ein zusätzliches Sicherheitsniveau zu bieten und zu verhindern, dass unbefugte Personen auf Konten zugreifen können.
Kunden-Lockbox
Kunden-Lockbox ist eine Funktion in Microsoft 365, die es Kunden ermöglicht, die Kontrolle über den Zugriff auf Benutzer-Daten durch Microsoft-Supportmitarbeiter zu behalten. Kunden-Lockbox ist ein wichtiger Bestandteil der Datensicherheit und ein nützliches Werkzeug, um die Vertraulichkeit von Kundendaten in Microsoft 365 zu gewährleisten.
Wenn ein Problem bei einem Kunden auftritt, das nicht durch automatische Überwachung und Fehlerbehebung gelöst werden kann, kann ein Supportmitarbeiter von Microsoft auf das Konto des Kunden zugreifen, um das Problem zu untersuchen und zu beheben. Kunden-Lockbox sorgt dafür, dass der Zugriff auf das Konto des Kunden nur nach ausdrücklicher Genehmigung durch den Kunden erfolgt.
Wenn ein Supportmitarbeiter einen Zugriff auf das Konto des Kunden beantragt, wird eine Benachrichtigung an den Kunden gesendet, der die Anforderung genehmigen oder ablehnen kann. Wenn der Kunde die Anforderung genehmigt, wird der Zugriff auf das Konto des Kunden nur für die benötigte Zeit und nur mit den erforderlichen Berechtigungen gewährt.
Du kannst die Genehmigung für alle Datenzugriffsanforderungen anfordern.
Leerlaufsitzungstimeout
„Leerlaufsitzungstimeout“ meldet Benutzer nach einem Zeitraum der Inaktivität automatisch bei Microsoft 365 Web Apps ab. Wenn Du dies aktivierst, werden die Benutzer in der Organisation möglicherweise häufiger zur Anmeldung aufgefordert.
Du bestimmst die Dauer der Inaktivität, bevor die Abholung erfolgt.
Privilegierter Zugriff
Privilegierter Zugriff bietet Benutzern in der Organisation die Möglichkeit, Aufgaben auszuführen, für die andernfalls eine höhere Berechtigungsstufe oder eine Administratorrolle erforderlich wäre. Wenn jemand eine Anforderung für den Zugriff auf eine privilegierte Aufgabe sendet, kann die von Dir ausgewählte Standard-Genehmigungsgruppe diese genehmigen oder ablehnen.
Du steuerst die Zulassung und die Standardgruppe für Genehmigungen.
Pronomen
„Pronomen“ im Microsoft 365 Admin Center ist eine Funktion, die es Benutzern ermöglicht, ihre bevorzugten Pronomen in ihrem Profil anzugeben. Die Funktion ist eine Möglichkeit, den Umgang mit geschlechtsspezifischen Anreden in der Arbeitsumgebung zu unterstützen und das Arbeitsumfeld inklusiver zu gestalten.
Indem Benutzer ihre bevorzugten Pronomen angeben, können sie anderen Mitarbeitern, Kollegen oder Kunden deutlich machen, wie sie angesprochen werden möchten. Beispielsweise können Benutzer ihre Pronomen als „sie/ihr“, „er/ihn“ oder „sie/ihr/ihre“ angeben, je nachdem, welche Pronomen sie bevorzugen.
Die Pronomen-Funktion im Microsoft 365 Admin Center ist optional, so dass Benutzer wählen können, ob sie ihre Pronomen angeben möchten oder nicht. Benutzer können auch entscheiden, wer ihre Pronomen sehen kann – entweder alle Benutzer in der Organisation oder nur bestimmte Benutzer, wie Kollegen und Vorgesetzte.
Die Pronomen-Funktion im Microsoft 365 Admin Center ist ein kleiner, aber wichtiger Schritt hin zu einer inklusiveren Arbeitsumgebung und kann dazu beitragen, ein Gefühl von Akzeptanz und Respekt gegenüber allen Mitarbeitern in der Organisation zu fördern.
Du kannst diese Funktion zulassen oder ablehnen.
Self-Service-Kennwortzurücksetzung
Reduziere den Supportaufwand und helfe den Benutzern dabei, selbstständiger zu sein, indem Du ihnen gestattest, sich für die Self-Service-Kennwortzurücksetzung zu registrieren. Nachdem sich ein Benutzer registriert hat, muss er sich nicht mehr an die IT Deiner Organisation wenden, um sein Kennwort zurücksetzen zu lassen.
Du entscheidest, ob und wie die Funktion realisiert wird.
Teilen
Wenn Du es aktivierst, können Benutzer Gäste in den Tenant einladen.