Freigegebene Postfächer hinzufügen

Was sind Freigegebene Postfächer?

Ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365 ist ein Postfach, auf das mehrere Benutzer zugreifen können, um E-Mails zu senden, zu empfangen und zu verwalten. Ein freigegebenes Postfach kann von einer Gruppe von Benutzern gemeinsam genutzt werden, die alle autorisiert sind, auf das Postfach zuzugreifen und es zu bearbeiten.

Wenn ein Benutzer einem freigegebenen Postfach hinzugefügt wird, kann er das Postfach in eigenen Outlook-Client öffnen und E-Mails senden und empfangen, als ob es ein eigenes Postfach wäre. Benutzer können auch den Ordnerinhalt des Postfachs durchsuchen und löschen, wenn die entsprechenden Berechtigungen bestehen.

Einsatzbereich

Freigegebene Postfächer können für verschiedene Zwecke nützlich sein, z.B. für Gruppen-E-Mail-Adressen, Abteilungs-Postfächer oder für einen gemeinsamen Zugriff auf einen bestimmten E-Mail-Ordner innerhalb einer Organisation.

Ein typisches Freigegebenes Postfach ist „info@deineorganisation.de“. In der Regel haben mehrere Personen darauf Zugriff, d.h. sie werden als Mitglieder hinzugefügt. Das entsprechende Postfach wird automatisch den Postfächern im Outlook hinzugefügt (ein Neustart von Outlook beschleunigt den Vorgang).

Schritt für Schritt

1. Rufe die Webseite https://admin.microsoft.com auf.
2. Melde dich mit einem Benutzerkonto an, das über Adminrechte verfügt.
3. Klicke auf Teams und Gruppen.
4. Klicke auf Freigegebene Postfächer.
5. Klicke auf + Freigegebenes Postfach hinzufügen.
6. Gib den Namen des Postfachs und der E-Mail an (z.B. info).
7. Klicke unter Nächste Schritte auf Details freigegebener Postfächer verwalten.
8. Klicke auf Bearbeiten unter dem Bereich Mitglieder und füge das oder die gewünschten Mitglieder hinzu. Es ist mind. ein Mitglied erforderlich. Mitglieder können gemeinsam die Mails dieses Postfaches sichten und bearbeiten.
9. Wenn du mit der Zuordnung von Mitgliedern fertig bist, nutze den Links-Pfeil (im weißen Fenster, oben links), um zurück in die Detailansicht zu gelangen.
10. Klicke nun im Bereich Gesendete Elemente auf Bearbeiten.
11. Setze jeweils einen Haken bei Als dieses Postfach gesendete Elemente kopieren und Im Auftrag dieses Postfachs gesendete Elemente kopieren. Klicke dann auf Speichern.
    Dadurch erreichst du, dass Mails, die aus diesem Postfach gesendet werden oder im Auftrag des Postfachs gesendet werden, nicht nur in den gesendeten Elementen des jeweiligen Mitglieds abgelegt werden, sondern auch in den gesendeten Elementen des freigegebenen Postfachs sichtbar sind. Anders ausgedrückt, ohne die Haken, sehen nicht alle Mitglieder, dass ein Mitglied auf eine E-Mail geantwortet hat, oder sie weitergeleitet hat.