Datei-Upload für interne und externe Benutzer

Mit der Funktion „Dateien anfordern“ in OneDrive oder SharePoint kannst du Dateien sicher von internen und externen Benutzern einsammeln. Die Personen erhalten einen Upload-Link und können darüber Dateien in einen festgelegten Ordner hochladen. Dabei können sie die bereits vorhandenen Inhalte des Ordners nicht sehen, bearbeiten, löschen oder herunterladen. Das ist besonders praktisch, wenn Dateien von Personen außerhalb deiner Organisation eingereicht werden sollen. Im folgenden Beispiel setzen wir OneDrive ein. Es ist aber ebenfalls mit SharePoint möglich.

Schritt-für-Schritt: Datei-Upload einrichten

1. Ordner auswählen oder neu anlegen
   Öffne OneDrive oder die gewünschte SharePoint-Dokumentbibliothek im Web und wähle den Ordner aus, in dem die hochgeladenen Dateien gespeichert werden sollen. Falls nötig, erstelle dafür einen neuen Ordner, zum Beispiel UPLOAD.
2. Funktion „Dateien anfordern“ starten
   Markiere den Ordner und wähle anschließend „Dateien anfordern“. Falls die Option nicht sichtbar ist, sind entweder die Freigabeeinstellungen oder die Mandantenkonfiguration noch nicht passend eingerichtet.
3. Beschreibung für die Anforderung eingeben
   Gib einen kurzen, verständlichen Namen ein, zum Beispiel „Bitte hier die angeforderten Unterlagen hochladen“. Dieser Text wird den Benutzern beim Upload angezeigt.
4. Upload-Link erstellen
   Erstelle den Link und kopiere ihn. Diesen Link kannst du anschließend an interne oder externe Benutzer weitergeben, zum Beispiel per E-Mail oder Teams.
5. Dateien durch Benutzer hochladen lassen
   Die Benutzer öffnen den Link, wählen ihre Dateien aus und laden sie hoch. Externe Benutzer benötigen dafür kein eigenes OneDrive-Konto. Sie können Dateien senden, aber keine vorhandenen Inhalte im Zielordner sehen.
6. Uploads prüfen
   Die hochgeladenen Dateien werden automatisch im gewählten Ordner gespeichert. Je nach Anmeldung oder Eingabe beim Upload lässt sich nachvollziehen, von wem die Dateien stammen.
7. Dateianforderung wieder beenden
   Wenn keine weiteren Dateien benötigt werden, solltest du den Upload-Link wieder entfernen oder deaktivieren. So verhinderst du, dass später ungewollt weitere Dateien hochgeladen werden.