MS 365 für Bildungseinrichtungen: Datenschutz Informationen
Als Microsoft Cloud Solution Provider unterstützen wir Bildungseinrichtungen bei der datenschutzkonformen Nutzung von Microsoft 365. Auf dieser Seite finden Sie die wichtigsten offiziellen Dokumente und Informationen zum Datenschutz.
Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche rechtliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen spezialisierten Datenschutz-Anwalt oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
Offizielles Microsoft Data Protection Addendum (DPA)
Das Data Protection Addendum ist der Auftragsverarbeitungsvertrag von Microsoft und regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO.
Direktlink zum aktuellen DPA:
- Kurz-URL: aka.ms/dpa
- Vollständiger Link: Microsoft DPA Download-Seite
Aktuelle Version: September 2025 (Englisch und Deutsch verfügbar),Das DPA wird automatisch Vertragsbestandteil – eine gesonderte Vereinbarung ist nicht erforderlich. Archivierte Versionen sind ebenfalls über den Link verfügbar.
Besonderheit: Appendix D für öffentliche Einrichtungen
Die Version vom September 2025 enthält erstmals einen speziellen Appendix D für öffentliche Stellen (Behörden, staatliche Schulen, Regierungsorganisationen in der EU). Microsoft verpflichtet sich darin, staatliche Anordnungen zur Abschaltung von Online-Diensten rechtlich anzufechten und die digitale Souveränität öffentlicher Einrichtungen zu stärken.
Handreichung der Datenschutzaufsichtsbehörden
Im September 2023 haben sieben deutsche Datenschutzaufsichtsbehörden eine gemeinsame Handreichung veröffentlicht, die praktische Tipps für die datenschutzkonforme Nutzung von Microsoft 365 gibt.
Download der Handreichung:
Beteiligte Aufsichtsbehörden:
- Niedersachsen
- Nordrhein-Westfalen
- Baden-Württemberg
- Bayern
- Bremen
- Hamburg
- Rheinland-Pfalz
Inhalt der Handreichung (21 Seiten):
- Erforderliche vertragliche Anpassungen zum DPA
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- Weisungsbindung und Offenlegung von Daten
- Löschung personenbezogener Daten
- Information über Unterauftragsverarbeiter
- Spezielle Hinweise für Bildungseinrichtungen
Hinweis
Die Handreichung empfiehlt den Abschluss von Zusatzvereinbarungen mit Microsoft. Microsoft hat jedoch mitgeteilt, dass keine individuellen Zusatzvereinbarungen mit einzelnen Schulen abgeschlossen werden.
Microsoft DSGVO-Informationen
Microsoft stellt umfangreiche Informationen zur DSGVO-Konformität bereit:
Microsoft Learn – DSGVO-Seite:
Zu finden sind hier:
- Vertragliche Zusagen von Microsoft zur DSGVO
- Allgemeine Datenschutzbestimmungen der Europäischen Union
- Informationen zu Auftragsverarbeitern gemäß Artikel 28 DSGVO
Aktuelle Entwicklungen für öffentliche Einrichtungen
Hessen: Erste Genehmigung für Behörden
Als erstes Bundesland hat Hessen im November 2024 die Nutzung von Microsoft 365 für Behörden und öffentliche Einrichtungen unter strengen Auflagen genehmigt. Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) stellt Handlungsempfehlungen bereit, die öffentliche Stellen bei der datenschutzkonformen Implementierung unterstützen.
Weitere Informationen
Niedersachsen: Lösung für öffentliche Verwaltung
Das Land Niedersachsen hat im April 2024 in enger Abstimmung mit dem Landesbeauftragten für den Datenschutz eine Anpassung des DPA mit Microsoft vereinbart. Microsoft hat zugesagt, die vereinbarten datenschutzrechtlichen Regelungen auch beim Austausch mit allen anderen Kunden der öffentlichen Verwaltung in Deutschland zu berücksichtigen.
Empfehlungen für Schulen
Für öffentliche Schulen (staatliche/kommunale Trägerschaft):
- DPA prüfen: Machen Sie sich mit dem aktuellen DPA vertraut (siehe oben)
- Handreichung studieren: Nutzen Sie die Handreichung der Datenschutzbehörden als Orientierungshilfe
- Landesentwicklungen beachten: Verfolgen Sie die Entwicklungen in Ihrem Bundesland (Hessen, Niedersachsen als Vorreiter)
- Datenschutzbeauftragten einbeziehen: Sprechen Sie mit Ihrem schulischen oder kommunalen Datenschutzbeauftragten
- Technische Maßnahmen umsetzen:
- Telemetrie- und Diagnosedaten minimieren
- Datenspeicherung nur in EU-Rechenzentren
- Keine privaten Microsoft-Accounts verwenden
Für private Schulen (freie Trägerschaft):
Die gleichen Empfehlungen gelten grundsätzlich auch für private Schulen. Beachten Sie jedoch, dass der spezielle Appendix D für öffentliche Einrichtungen nicht automatisch für private Träger gilt.
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Für den Einsatz von Microsoft 365 mit personenbezogenen Daten von Schülern und Lehrkräften ist in der Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich. Diese sollte folgende Punkte umfassen:
- Art und Umfang der Datenverarbeitung
- Zwecke der Verarbeitung
- Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen
- Geplante Abhilfemaßnahmen
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Benötigen wir einen separaten Vertrag mit Microsoft?
Nein, das aktuelle DPA wird automatisch Bestandteil Ihres Lizenzvertrags. Sie müssen nichts zusätzlich unterschreiben.
Was ist mit der geforderten Zusatzvereinbarung aus der Handreichung?
Microsoft hat mitgeteilt, dass keine individuellen Zusatzvereinbarungen mit einzelnen Schulen abgeschlossen werden. Die Entwicklungen in Hessen und Niedersachsen zeigen jedoch, dass auf Landesebene Lösungen möglich sind.
Gilt das DPA auch für CSP-Lizenzen?
Ja, das DPA gilt für alle kommerziellen Microsoft-Lizenzen, einschließlich der über Cloud Solution Provider (CSP) bezogenen Education-Lizenzen.
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Microsoft speichert Kundendaten für EU-Kunden grundsätzlich in europäischen Rechenzentren (EU Data Boundary). Die EU Data Boundary umfasst seit September 2025 auch die EFTA-Staaten (Schweiz, Norwegen, Island, Liechtenstein).
Was ist mit Drittlandtransfers in die USA?
Microsoft Ireland ist der Vertragspartner für EU-Kunden und nutzt EU-Standardvertragsklauseln für eventuelle Drittlandtransfers. Ein Transfer Impact Assessment (TIA) liegt vor und kann im Microsoft Service Trust Portal eingesehen werden.
Service Trust Portal
Für detaillierte technische Informationen, Compliance-Berichte und das Transfer Impact Assessment (TIA) steht das Microsoft Service Trust Portal zur Verfügung:
Service Trust Portal:
Nach Anmeldung mit Ihren Microsoft 365-Zugangsdaten finden Sie dort:
- Compliance-Zertifizierungen (ISO 27001, ISO 27018, etc.)
- Auditberichte
- Transfer Impact Assessment (unter DSGVO)
- Weitere Datenschutzdokumente
Weitere Ressourcen
Microsoft Datenschutz für Bildung:
Datenschutzkonferenz (DSK):
Rechtliche Hinweise
Informationscharakter:
Diese Seite stellt lediglich eine Zusammenstellung öffentlich verfügbarer Informationen und Dokumente zum Datenschutz bei Microsoft 365 dar. Die Informationen dienen als erste Orientierungshilfe und ersetzen keine individuelle Rechtsberatung.
Keine Haftung:
CERTNET GmbH übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der bereitgestellten Informationen. Dies gilt insbesondere für: – Änderungen in der Rechtsprechung oder Gesetzgebung – Aktualisierungen des Microsoft Data Protection Addendum – Neue Bewertungen durch Datenschutzaufsichtsbehörden – Inhalte verlinkter externer Websites
Verantwortlichkeit der Bildungseinrichtungen:
Gemäß Art. 24 DSGVO ist jede Bildungseinrichtung als Verantwortlicher selbst dafür zuständig, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Grundsätze nachzuweisen. Die hier bereitgestellten Informationen entbinden nicht von dieser Pflicht zur eigenverantwortlichen Prüfung und Dokumentation.
Beratungsempfehlung:
Wir empfehlen dringend, vor der Implementierung von Microsoft 365 – Ihren behördlichen oder betrieblichen Datenschutzbeauftragten – die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes – einen spezialisierten Fachanwalt für Datenschutzrecht zu konsultieren.
Stand: Dezember 2024 | Änderungen vorbehalten