Wie funktioniert Copilot?

Microsoft Copilot ist kein einzelnes Sprachmodell, sondern ein Dienst, der drei Bausteine zusammenführt: große Sprachmodelle (Large Language Models, LLM), die Daten der Organisation in Microsoft Graph und die Microsoft-365-Apps wie Word, Excel, Outlook und Teams. Copilot bereitet jede Anfrage auf, reichert sie mit passenden Inhalten an, lässt das Sprachmodell eine Antwort erzeugen und prüft das Ergebnis, bevor es in der App erscheint.

Hinweis zu den Namen: Microsoft hat „Microsoft 365 Copilot“ in „Microsoft Copilot“ und „Microsoft 365 Copilot Chat“ in „Microsoft Copilot Chat“ umbenannt. Die App ist unter copilot.cloud.microsoft erreichbar. An Datenschutz und Sicherheit ändert die Umbenennung nichts.

Der Weg einer Anfrage

Die Grafik zeigt, was zwischen der Eingabe und der Antwort passiert:

1. Benutzer-Prompt: Eine Person gibt in einer Microsoft-365-App eine Anfrage ein, zum Beispiel in Word oder Teams.
2. Vorverarbeitung (Grounding): Copilot sucht über Microsoft Graph und den semantischen Index nach passenden E-Mails, Dateien, Chats und Terminen. Dabei gelten die Berechtigungen der angemeldeten Person.
3. Angereicherter Prompt: Copilot ergänzt die Anfrage um die in Schritt 2 gefundenen Inhalte, zum Beispiel Auszüge aus E-Mails, Dateien oder Chats, das geöffnete Dokument und gegebenenfalls Websuchergebnisse. Die so angereicherte Anfrage geht verschlüsselt an das Sprachmodell.
4. Antwort des Sprachmodells: Das Modell erzeugt einen Antwortvorschlag.
5. Nachbearbeitung: Copilot prüft die Antwort, unter anderem auf schädliche Inhalte, geschütztes Material und Angriffe über manipulierte Eingaben (Prompt-Injection), und ergänzt Quellenangaben.
6. Antwort und App-Befehle: Die Antwort erscheint in der App. Copilot kann dort auch Aktionen ausführen, etwa Text einfügen oder eine Folie anlegen.

Microsoft gibt an, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training der Sprachmodelle verwendet werden. Der Chatverlauf wird im Tenant gespeichert; die Person kann ihn selbst löschen.

Lizenzstufen: Was Copilot sehen kann

Wie viel Copilot über die Organisation weiß, hängt von der Lizenz ab:

• Copilot Chat (in vielen Microsoft-365-Lizenzen enthalten): Antworten basieren auf Webdaten. Inhalte der Organisation nutzt Copilot nur, wenn eine Datei hochgeladen oder in Outlook und Teams geöffnet ist.
• Microsoft 365 Copilot (Basic): wie Copilot Chat, zusätzlich Standardzugriff auf Copilot in Word, Excel, PowerPoint und OneNote. Die Verfügbarkeit richtet sich nach der freien Kapazität.
• Microsoft 365 Copilot (Premium, Zusatzlizenz): Copilot greift automatisch auf E-Mails, Dateien, Besprechungen, Kalender und Chats zu, auf die die Person Zugriff hat. Dazu kommen vorrangiger Zugriff, Agents mit Firmendaten und erweiterte Verwaltungsfunktionen.

Agents, die auf Firmendaten zugreifen, werden ohne Premium-Lizenz nutzungsabhängig über Copilot Credits abgerechnet. Copilot Cowork, das Aufgaben selbstständig im Tenant erledigt, wird auch mit Premium-Lizenz nutzungsabhängig abgerechnet. Preise und Varianten stehen im KI-Vergleich.

Microsoft Graph und semantischer Index

Microsoft Graph verbindet die Daten aus Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams und weiteren Diensten. Über Copilot-Connectors (früher Microsoft Graph-Connectors) lassen sich auch externe Quellen wie Wissensdatenbanken oder Ticketsysteme anbinden. Wer diese Inhalte sehen darf, legt die Administration beim Einrichten des Connectors fest.

Der semantische Index sucht nach Bedeutung statt nach exakten Wörtern. Wer nach einer E-Mail sucht, in der eine Designarbeit „gelobt“ wurde, findet sie auch, wenn darin nur „hervorragend“ oder „beeindruckend“ steht. Der Index bleibt im Tenant; bei Kunden innerhalb der EU-Datengrenze liegt er in Rechenzentren in der EU oder EFTA.

Berechtigungen: Copilot sieht, was die Person sehen darf

Copilot hat keine eigenen Rechte im Tenant. Es nutzt ausschließlich die Berechtigungen der angemeldeten Person. Inhalte, auf die sie keinen Zugriff hat, kann Copilot weder finden noch verwenden. Vertraulichkeitsbezeichnungen und Verschlüsselung aus Microsoft Purview werden beachtet, ebenso Richtlinien für bedingten Zugriff und die Mehrstufige Authentifizierung.

Daraus folgt das größte praktische Risiko: zu weit gefasste Freigaben. Liegt eine Gehaltsliste in einem Teams-Kanal, den die ganze Organisation lesen kann, findet Copilot sie für jede Person. Vor der Einführung lohnt es sich deshalb, Freigaben in SharePoint und Teams zu prüfen. Microsoft bietet dafür SharePoint Advanced Management (in der Premium-Lizenz enthalten) und die eingeschränkte Inhaltsermittlung.

Sprachmodelle und EU-Datengrenze

Copilot nutzt mehrere Sprachmodelle, vor allem der GPT-Reihe von OpenAI. Standardmäßig wählt ein Router im Modus „Auto“ das passende Modell; Nutzer können zwischen schneller Antwort und gründlicherem Nachdenken wechseln.

Die GPT-Modelle betreibt Microsoft selbst. Seit Juli 2026 betreibt OpenAI einen Teil davon zusätzlich als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft; für Firmenkunden ist das seit dem 24.07.2026 standardmäßig eingeschaltet und lässt sich im Admin Center abschalten. Laut Microsoft bleibt diese Verarbeitung innerhalb der EU-Datengrenze, und es gelten die Datenschutzbedingungen von Microsoft.

Zusätzlich kann Copilot Modelle von Anthropic (Claude) verwenden, etwa im Researcher oder in Word, Excel und PowerPoint. Seit Januar 2026 arbeitet Anthropic dabei als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft; es gelten die Datenschutzbedingungen von Microsoft. Wichtig für Organisationen in der EU:

• Die Verarbeitung von Microsoft Copilot bleibt grundsätzlich innerhalb der EU-Datengrenze.
• Anthropic-Modelle sind davon ausgenommen; die Daten werden dann außerhalb der EU-Datengrenze verarbeitet.
• In der EU, der EFTA und Großbritannien ist Anthropic als Unterauftragsverarbeiter standardmäßig ausgeschaltet.
• Eine eigene Einstellung für Word, Excel und PowerPoint ist bei Tenants, die nach dem 25.03.2026 angelegt wurden, standardmäßig eingeschaltet. Bei älteren Tenants informiert das Nachrichtencenter über den Standardwert.

Beide Einstellungen finden sich im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot > Einstellungen > Alle anzeigen. Sie sollten bewusst gesetzt und dokumentiert werden.

Websuche über Bing

Ist die Websuche aktiv, erzeugt Copilot aus dem Prompt eine kurze Suchanfrage aus wenigen Wörtern und schickt sie an Bing. Der vollständige Prompt, ganze Dateien und Angaben zur Person oder zum Tenant werden dabei nicht übertragen. Für die Suchanfragen ist Microsoft allerdings eigenständig verantwortlich, nicht als Auftragsverarbeiter. Die Administration kann die Websuche über die Richtlinie „Websuche in Copilot zulassen“ abschalten; Nutzer können sie zusätzlich selbst deaktivieren.

Wofür sich Copilot eignet

• Informationen finden: Fragen zu E-Mails, Dateien, Besprechungen und Chats beantworten, mit Quellenangaben.
• Texte entwerfen und überarbeiten: Entwürfe aus Stichworten, Umformulieren, Kürzen, Tonfall anpassen.
• Zusammenfassen: lange E-Mail-Verläufe, Dokumente und Teams-Besprechungen samt offener Aufgaben.
• Daten und Präsentationen: Formeln und Auswertungen in Excel, Folien aus vorhandenen Dokumenten in PowerPoint.
• Abläufe automatisieren: Agents für wiederkehrende Aufgaben, zum Beispiel im Helpdesk.

Grenzen

• Antworten können falsch sein. Sprachmodelle erzeugen wahrscheinliche Formulierungen, keine geprüften Fakten. Copilot kann nicht verlässlich sagen, ob eine Aussage stimmt. Quellenangaben sollten deshalb geprüft werden.
• Die Datenlage bestimmt die Qualität. Veraltete, doppelte oder schlecht abgelegte Dokumente führen zu schlechteren Antworten.
• Mehrdeutige Fragen werden oft anders verstanden als gemeint. Genaue Prompts mit Ziel, Kontext und gewünschtem Format helfen.
• Verantwortung bleibt beim Menschen. Entscheidungen über Personen, Bewertungen oder Verträge darf Copilot vorbereiten, aber nicht ersetzen.

Mehr zu Datenschutz, Auftragsverarbeitung und Einstellungen steht in der Lektion Datenschutz und Datensicherheit. Einen Vergleich mit ChatGPT, Claude, Gemini und europäischen Anbietern bietet der KI-Vergleich.