Datenschutz und Datensicherheit

Stand: 09.10.2026

Zugriffs- und Datenschutz bei Microsoft Copilot

Microsoft Copilot verwendet mehrere Schutzmaßnahmen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen können, für die sie berechtigt sind. Hier sind einige der wichtigsten Mechanismen:

1. Berechtigungsmodelle

Microsoft 365 nutzt detaillierte Berechtigungsmodelle, um den Zugriff auf Daten zu steuern. Diese Modelle stellen sicher, dass Benutzer nur auf die Informationen zugreifen können, für die sie explizit Berechtigungen haben. Zum Beispiel können nur autorisierte Personen auf Gehaltsabrechnungen zugreifen.

2. Zero Trust-Prinzipien

Copilot implementiert Zero Trust-Prinzipien, die davon ausgehen, dass kein Benutzer oder Gerät automatisch vertrauenswürdig ist. Jeder Zugriff auf Daten wird überprüft und authentifiziert.

3. Datenisolation

Die Daten innerhalb eines Microsoft 365-Tenants sind isoliert, was bedeutet, dass Unternehmensdaten getrennt und geschützt sind. Dies verhindert, dass Benutzer auf Daten anderer Abteilungen oder Mitarbeiter zugreifen können.

4. Datenschutz und Compliance

Microsoft stellt Copilot und Copilot Chat unter dem Microsoft-Auftragsverarbeitungsvertrag (Products and Services DPA) bereit, mit Enterprise Data Protection. Prompts, Antworten und Firmendaten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Die Verarbeitung findet grundsätzlich innerhalb der EU Data Boundary statt, mit den unten beschriebenen Ausnahmen.

Praktisches Beispiel

Wenn ein Mitarbeiter versucht, auf die Gehaltsabrechnungen anderer Mitarbeiter zuzugreifen, überprüft Copilot die Berechtigungen dieses Mitarbeiters. Wenn der Mitarbeiter keine Berechtigung hat, wird der Zugriff verweigert. Dies wird durch die Kombination von Berechtigungsmodellen und Zero Trust-Prinzipien erreicht.

Diese Maßnahmen gewährleisten, dass sensible Daten wie Gehaltsabrechnungen nur von autorisierten Personen eingesehen werden können.

Responsible AI

Responsible AI (verantwortungsvolle KI) spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung und den Antworten von Microsoft Copilot. Hier sind einige wichtige Aspekte, wie sich Responsible AI auf die Funktionsweise und die Antworten von Copilot auswirkt:

1. Ethik und Fairness

Microsoft hat sich verpflichtet, ethische Prinzipien in die Entwicklung und den Einsatz von KI-Technologien zu integrieren. Dies bedeutet, dass Copilot so entwickelt wurde, dass er fair und unvoreingenommen ist. Die Antworten und Vorschläge von Copilot sollen keine diskriminierenden oder voreingenommenen Inhalte enthalten.

2. Transparenz

Copilot ist darauf ausgelegt, transparent zu arbeiten. Das bedeutet, dass Nutzer klar verstehen sollen, wie und warum bestimmte Vorschläge gemacht werden. Diese Transparenz hilft den Nutzern, fundierte Entscheidungen zu treffen und das Vertrauen in die KI zu stärken.

3. Datenschutz und Sicherheit

Ein wesentlicher Bestandteil von Responsible AI ist der Schutz der Privatsphäre und die Sicherheit der Nutzerdaten. Copilot verwendet strenge Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass alle Daten sicher und vertraulich behandelt werden. Dies schließt die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO ein.

4. Verantwortlichkeit

Microsoft stellt sicher, dass es klare Verantwortlichkeiten gibt, wenn es um den Einsatz von KI geht. Das bedeutet, dass es Mechanismen gibt, um die Leistung und das Verhalten von Copilot zu überwachen und bei Bedarf anzupassen. Nutzer haben auch die Möglichkeit, Feedback zu geben und Probleme zu melden, die dann adressiert werden.

Praktisches Beispiel:

Wird Copilot in Outlook zum Verfassen einer E-Mail genutzt, analysiert Copilot den Kontext und bietet Vorschläge an. Dank Responsible AI werden diese Vorschläge so gestaltet, dass sie ethisch korrekt, transparent und datenschutzkonform sind. Bei einer E-Mail an ein internationales Team wird Copilot darauf achten, kulturelle Sensibilität zu berücksichtigen und keine voreingenommenen Formulierungen vorzuschlagen.

Responsible AI sorgt also dafür, dass die Antworten von Copilot nicht nur nützlich und relevant, sondern auch ethisch und sicher sind.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für Copilot

Für Microsoft 365 und Copilot gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag von Microsoft, das Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA). Er ist Bestandteil der Microsoft-Produktbedingungen (Product Terms). Mit dem Abschluss des Microsoft-Kundenvertrags gilt der AVV automatisch; bei einem Kauf über einen Microsoft-Partner wie die CERTNET GmbH ist das der Microsoft Customer Agreement. Eine gesonderte Unterschrift ist nicht erforderlich.

  • Download: Microsoft stellt den AVV (DPA) zum Herunterladen bereit, in mehreren Sprachen und auch auf Deutsch. Die aktuelle Fassung stammt vom Mai 2026.
  • Unterauftragsverarbeiter: Die vollständige Liste steht im Service Trust Portal. Für Copilot gehören dazu inzwischen auch OpenAI und Anthropic (siehe unten).
  • Berufsgeheimnisträger: Für Organisationen, die der Schweigepflicht nach § 203 StGB unterliegen, etwa Beratungsstellen oder Praxen, bietet Microsoft zusätzlich die Vereinbarung zur Verschwiegenheit (German Data Secrecy Amendment) an. Sie wird über den Microsoft-Partner vereinbart.
  • Verarbeitungsverzeichnis: Microsoft als Auftragsverarbeiter mit Verweis auf den DPA eintragen und die gewählten Copilot-Einstellungen dokumentieren, insbesondere Websuche sowie die Freigabe von Anthropic und OpenAI.

iHinweis

Nicht vom AVV erfasst sind die Suchanfragen an Bing, für die Microsoft selbst Verantwortlicher ist, sowie KI-Anbieter, die die Administration als „unabhängige Verarbeiter“ freischaltet. Beides lässt sich im Microsoft 365 Admin Center steuern.

Wann Daten die EU Data Boundary verlassen können

Die frühere Aussage „alle Daten bleiben innerhalb der Microsoft-365-Dienstgrenze“ gilt so nicht mehr. Stand Oktober 2026 gibt es vier Ausnahmen, die Admins kennen und bewusst einstellen sollten:

  • Websuche über Bing: Copilot schickt einzelne Suchbegriffe (nicht den ganzen Prompt, keine Dateien) an Bing. Für diese Suchanfragen gelten weder der Auftragsverarbeitungsvertrag noch die EU Data Boundary. Die Websuche lässt sich per Richtlinie abschalten.
  • Claude-Modelle von Anthropic: Sie sind nicht von der EU Data Boundary erfasst. Als Unterauftragsverarbeiter sind sie in EU-Tenants standardmäßig ausgeschaltet; die eigene Einstellung für Copilot in Word, Excel und PowerPoint ist bei Tenants, die nach dem 25.03.2026 angelegt wurden, jedoch standardmäßig eingeschaltet. Beides legen Admins im Microsoft 365 Admin Center fest.
  • OpenAI als Unterauftragsverarbeiter: Seit Juli 2026 standardmäßig aktiv. Die Verarbeitung erfolgt in der EU, eine pseudonymisierte Nutzer-ID wird aber in den USA gespeichert.
  • Flex Routing: Bei Lastspitzen kann die Verarbeitung in die USA, nach Kanada oder Australien ausweichen. Standardmäßig aktiv für Tenants, die nach dem 25.03.2026 angelegt wurden; abschaltbar im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot › Einstellungen.

Einordnung durch die Datenschutzaufsicht

  • Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat Microsoft 365 im November 2022 kritisch bewertet.
  • Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hält Microsoft 365 seit November 2025 unter Bedingungen für datenschutzkonform nutzbar. Copilot war nicht Gegenstand dieser Prüfung.
  • Vor der Einführung von Copilot gehören eine Datenschutz-Folgenabschätzung, bereinigte Berechtigungen in SharePoint und Teams sowie eine KI-Richtlinie mit Schulung (KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act) dazu.

Eine rechtsverbindliche Bewertung ersetzt diese Übersicht nicht. Wie ChatGPT, Claude, Gemini, europäische Anbieter und DeepSeek beim Datenschutz abschneiden, zeigt der KI-Vergleich.

Ergänzung (2026): KI-Eingaben mit Microsoft Purview schützen. Mit Microsoft Purview lässt sich per Data Loss Prevention (DLP) verhindern, dass sensible Inhalte (z. B. personenbezogene Daten oder Kreditkartennummern) in Copilot-Prompts verarbeitet werden. So bleibt der Datenschutz auch bei der KI-Nutzung gewahrt.