Copilot in Outlook

Voraussetzungen

• Plattformen: neues Outlook und klassisches Outlook für Windows, Outlook für Mac (aktuelle Version), Outlook im Web sowie die mobilen Apps für iOS und Android. Nicht jede Funktion gibt es überall; Anlagen zusammenfassen funktioniert z. B. nur im neuen Outlook.
• Nur Arbeits- oder Schulkonten: Für private Konten sowie Gmail, Yahoo oder iCloud gibt es diese Copilot-Funktionen nicht.
• HTML-Format: Nur-Text-E-Mails werden nicht unterstützt.
• Ohne Zusatzlizenz: Copilot Chat in Outlook kann seit Juli 2026 auch ohne Premium-Lizenz auf Posteingang und Kalender zugreifen, allerdings eingeschränkt.
• Mit Premium-Lizenz: Copilot bezieht zusätzlich Teams-Chats, Dateien und weitere Arbeitsdaten ein und hilft bei der Vorbereitung von Besprechungen.

So unterstützt Copilot in Outlook

1. E-Mails entwerfen: „Entwurf mit Copilot“ schreibt E-Mails aus einem kurzen Stichwort. Eigene Vorgaben, z. B. zu Anrede und Grußformel, lassen sich dauerhaft hinterlegen.

• Entwirf eine Antwort, die sich für die Einladung und das gute Gespräch bedankt und eine Rückmeldung für nächste Woche ankündigt.
• Entwirf eine E-Mail an das Team mit der Einladung zur Quartalsbesprechung.
• Entwirf eine höfliche Absage auf diese Anfrage.
• Entwirf eine kurze Statusmeldung für die Geschäftsführung.

2. Ton und Länge anpassen: Copilot kürzt, verlängert und ändert den Ton, auch für markierte Abschnitte.

• Mache diese E-Mail kürzer und prägnanter.
• Formuliere diese E-Mail formeller.
• Schreibe den markierten Absatz freundlicher.

3. Coaching: „Coaching durch Copilot“ gibt Hinweise zu Ton, Klarheit und Wirkung eines Entwurfs. Die Vorschläge lassen sich einzeln übernehmen. In den mobilen Apps braucht der Entwurf mindestens 100 Zeichen.

• Wie wirkt diese E-Mail auf die Empfängerin und was sollte ich verbessern?

4. Zusammenfassen: Copilot fasst E-Mail-Verläufe zusammen. Im neuen Outlook fasst Copilot außerdem Anlagen im Format Word, PowerPoint und PDF zusammen.

• Fasse diesen E-Mail-Verlauf zusammen.
• Welche Aufgaben und offenen Punkte ergeben sich aus diesem Verlauf?
• Fasse die angehängte Präsentation in fünf Punkten zusammen.

5. Besprechungen planen und vorbereiten: Copilot schlägt freie Termine vor, erstellt Tagesordnungen und bereitet – mit Premium-Lizenz – Besprechungen vor.

• Plane eine Besprechung mit den Personen aus diesem E-Mail-Verlauf in der nächsten Woche.
• Erstelle eine Tagesordnung für die Besprechung am Donnerstag.
• Bereite mich auf meine nächste Besprechung vor.

6. Nachfassen: Copilot hilft bei Erinnerungen und Ergebnisprotokollen.

• Entwirf eine Nachfass-E-Mail mit den Ergebnissen der Besprechung.
• Entwirf eine Erinnerung an die Kolleginnen und Kollegen wegen der offenen Rückmeldung.