Kontakte für Mitarbeiter zur Verfügung stellen (Outlook New)

Öffentliche Ordner werden im neuen Outlook nicht mehr unterstützt. Dieses Dokument beschreibt vier alternative Lösungen für die gemeinsame Nutzung von Kontakten in Microsoft 365.

Vergleich der Alternativen

Kriterium	Freigegebenes Postfach	M365-Gruppe	SharePoint-Liste	Drittanbieter-App
Neues Outlook	✓	✓	⚠	✓
Klassisches Outlook	✓	✓	⚠	✓
Outlook Mobile	✓	✓	⚠	Teilweise
Zusätzliche Lizenz	Nein	Nein	Nein	Ja/Nein*
Einrichtungsaufwand	Gering	Gering	Mittel	Gering
Migration einfach	✓	Mittel	Mittel	✓

* Je nach App kostenlos oder kostenpflichtig

Empfehlung: Für die meisten Anwendungsfälle ist das freigegebene Postfach die einfachste und beste Lösung.

Variante 1: Freigegebenes Postfach

Ein freigegebenes Postfach (Shared Mailbox) ist die einfachste Lösung für gemeinsame Kontakte. Alle berechtigten Benutzer sehen dieselben Kontakte und können diese bearbeiten.

Vorteile: Keine zusätzliche Lizenz erforderlich, funktioniert im neuen Outlook, einfache Migration, auch gemeinsamer Kalender und E-Mails möglich.

Schritt 1: Freigegebenes Postfach erstellen

1. Öffne das Microsoft 365 Admin Center: https://admin.microsoft.com
2. Navigiere zu: Teams und Gruppen → Freigegebene Postfächer
3. Klicke auf „Freigegebenes Postfach hinzufügen“
4. Gib einen Namen ein, z.B. „Gemeinsame Kontakte“ oder „Firmenkontakte“
5. Gib eine E-Mail-Adresse ein, z.B. „kontakte@firma.de“
6. Klicke auf „Erstellen“

Schritt 2: Benutzer berechtigen

7. Wähle das neu erstellte Postfach aus
8. Klicke auf „Mitglieder“ → „Bearbeiten“
9. Klicke auf „Mitglieder hinzufügen“
10. Wähle alle Benutzer aus, die Zugriff haben sollen
11. Klicke auf „Speichern“

Schritt 3: Kontakte aus öffentlichem Ordner migrieren

Option A: Export/Import über Outlook (klassisch)

12. Öffne das klassische Outlook
13. Navigiere zum öffentlichen Ordner mit den Kontakten
14. Wähle alle Kontakte aus (Strg + A)
15. Ziehe die Kontakte per Drag & Drop in den Kontakte-Ordner des freigegebenen Postfachs

Option B: Export als CSV

16. Öffne das klassische Outlook
17. Gehe zu Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren
18. Wähle „In Datei exportieren“ → „Durch Trennzeichen getrennte Werte“
19. Wähle den öffentlichen Kontakte-Ordner aus
20. Speichere die CSV-Datei
21. Öffne das freigegebene Postfach
22. Gehe zu Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren
23. Wähle „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“
24. Wähle die CSV-Datei und importiere in den Kontakte-Ordner

Schritt 4: Zugriff im Outlook einrichten (für Benutzer)

Im neuen Outlook:

25. Das freigegebene Postfach erscheint automatisch in der linken Seitenleiste
26. Klicke auf das freigegebene Postfach
27. Klicke auf „Personen“ (Kontakte-Symbol)
28. Die gemeinsamen Kontakte sind jetzt sichtbar

Im klassischen Outlook:

29. Gehe zu Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen
30. Wähle das Exchange-Konto → Ändern → Weitere Einstellungen
31. Reiter „Erweitert“ → „Hinzufügen“ → Name des freigegebenen Postfachs eingeben
32. Das Postfach erscheint nun im Navigationsbereich

Hinweis: Es kann einige Minuten dauern, bis das freigegebene Postfach bei allen Benutzern erscheint.

 

Variante 2: Microsoft 365-Gruppe / Teams

Jede Microsoft 365-Gruppe (und damit jedes Team in Microsoft Teams) verfügt über einen gemeinsamen Kontaktbereich. Diese Lösung eignet sich besonders, wenn bereits Teams für die Zusammenarbeit genutzt wird.

Vorteile: Integration mit Teams, gemeinsamer Kalender, Dateien und Unterhaltungen, keine zusätzliche Lizenz.

Schritt 1: Microsoft 365-Gruppe erstellen (falls nicht vorhanden)

Über das Admin Center:

1. Öffne https://admin.microsoft.com
2. Navigiere zu: Teams und Gruppen → Aktive Teams und Gruppen
3. Klicke auf „Gruppe hinzufügen“
4. Wähle „Microsoft 365“ als Gruppentyp
5. Gib einen Namen ein, z.B. „Vertriebsteam“
6. Füge die Mitglieder hinzu
7. Klicke auf „Gruppe erstellen“

Über Microsoft Teams:

8. Öffne Microsoft Teams
9. Klicke auf „Teams“ → „Team beitreten oder erstellen“
10. Klicke auf „Team erstellen“
11. Wähle „Von Grund auf neu“
12. Gib einen Namen ein und füge Mitglieder hinzu

Schritt 2: Kontakte zur Gruppe hinzufügen

Über Outlook im Web (OWA):

13. Öffne https://outlook.office.com
14. Klicke links auf „Gruppen“
15. Wähle die entsprechende Gruppe aus
16. Klicke auf „Mitglieder“ oder das Personen-Symbol
17. Hier können externe Kontakte hinzugefügt werden

Einschränkung: Die Kontaktverwaltung in M365-Gruppen ist weniger umfangreich als in einem freigegebenen Postfach. Für umfangreiche Kontaktdatenbanken ist Variante 1 besser geeignet.

Schritt 3: Kontakte aus öffentlichem Ordner migrieren

18. Exportiere die Kontakte aus dem öffentlichen Ordner als CSV (siehe Variante 1)
19. Öffne die Gruppe in Outlook im Web
20. Importiere die Kontakte manuell oder per PowerShell

PowerShell-Alternative: Für größere Migrationen kann PowerShell mit dem ExchangeOnlineManagement-Modul verwendet werden.

Variante 3: SharePoint-Liste

SharePoint-Listen bieten eine flexible Möglichkeit, Kontaktdaten zu verwalten. Diese Lösung eignet sich besonders, wenn zusätzliche Felder oder Ansichten benötigt werden.

Vorteile: Flexibel anpassbar, benutzerdefinierte Felder möglich, Versionierung, Power Automate-Integration, keine zusätzliche Lizenz.

Nachteil: Keine direkte Integration in Outlook. Kontakte müssen über SharePoint oder eine verknüpfte App aufgerufen werden.

Schritt 1: Kontakte-Liste in SharePoint erstellen

1. Öffne die SharePoint-Teamwebsite: https://[firma].sharepoint.com
2. Klicke auf „Neu“ → „Liste“
3. Wähle „Kontakte“ als Vorlage (oder „Leere Liste“ für individuelle Anpassung)
4. Gib einen Namen ein, z.B. „Firmenkontakte“
5. Klicke auf „Erstellen“

Schritt 2: Spalten anpassen (optional)

Die Standard-Kontaktliste enthält bereits typische Felder. Du kannst weitere hinzufügen:

6. Öffne die Liste
7. Klicke auf „Spalte hinzufügen“
8. Wähle den Spaltentyp (Text, Zahl, Auswahl, etc.)
9. Gib einen Namen ein, z.B. „Kundennummer“ oder „Kategorie“
10. Klicke auf „Speichern“

Empfohlene Spalten:

• Vorname, Nachname
• Firma
• E-Mail
• Telefon, Mobiltelefon
• Adresse (oder separate Spalten für Straße, PLZ, Ort)
• Kategorie (Auswahl: Kunde, Lieferant, Partner, etc.)
• Notizen

Schritt 3: Kontakte importieren

11. Exportiere die Kontakte aus dem öffentlichen Ordner als CSV
12. Öffne die CSV in Excel und passe die Spaltenüberschriften an die SharePoint-Liste an
13. Öffne die SharePoint-Liste
14. Klicke auf „In Rasteransicht bearbeiten“
15. Kopiere die Daten aus Excel und füge sie in SharePoint ein

Alternative: Import über Excel-Synchronisation

16. Klicke in der SharePoint-Liste auf „In Excel exportieren“
17. Es öffnet sich eine verknüpfte Excel-Datei
18. Füge die Kontaktdaten in Excel ein
19. Klicke auf „Daten“ → „Alle aktualisieren“ um die Daten nach SharePoint zu übertragen

Schritt 4: Berechtigungen verwalten

20. Öffne die Liste in SharePoint
21. Klicke auf das Zahnrad → „Listeneinstellungen“
22. Klicke auf „Berechtigungen für diese Liste“
23. Füge Benutzer oder Gruppen mit den entsprechenden Rechten hinzu

Berechtigungsstufen:

• Lesen: Nur anzeigen
• Bearbeiten: Kontakte hinzufügen und ändern
• Vollzugriff: Auch Liste verwalten und Berechtigungen ändern

Schritt 5: Schnellzugriff einrichten

Da SharePoint-Listen nicht direkt in Outlook integriert sind, solltest du den Zugriff erleichtern:

• Verknüpfung in Teams: Liste als Registerkarte in einem Teams-Kanal hinzufügen
• Favoriten: Liste im Browser als Favorit speichern
• Desktop-Verknüpfung: URL auf dem Desktop ablegen
• Power Apps: Benutzerdefinierte App für mobile Nutzung erstellen

Variante 4: Drittanbieter-App

Es gibt spezialisierte Apps für die gemeinsame Nutzung von Kontakten in Microsoft 365. Diese synchronisieren Kontakte automatisch zwischen Benutzern.

Vorteile: Einfache Einrichtung, automatische Synchronisation, direkte Outlook-Integration, oft auch mobile Apps verfügbar.

Empfohlene Apps

1. Shared Contacts Manager for Gmail and Microsoft 365
   • Hersteller: Shared Contacts for Gmail
   • Verfügbar im Microsoft AppSource
   • Kostenlose Version verfügbar (begrenzte Kontakte)
   • Kostenpflichtige Version: ab ca. 5 €/Benutzer/Monat
2. CiraSync
   • Synchronisiert Kontakte aus verschiedenen Quellen
   • GAL-Synchronisation (Global Address List)
   • Kostenlose Basisversion verfügbar
3. CodeTwo Public Folders
   • Ersetzt öffentliche Ordner komplett
   • Funktioniert auch mit dem neuen Outlook
   • Kostenpflichtig: Einmalige Lizenz

Hinweis: Prüfe vor der Installation die Datenschutzrichtlinien der App. Einige Apps speichern Daten auf eigenen Servern. Wir haben die Apps selbst nicht geprüft und nicht im Einsatz.

 

Migrations-Checkliste

Verwende diese Checkliste, um die Migration strukturiert durchzuführen:

Aufgabe	Erledigt	Datum
Alternative auswählen	☐
Kontakte aus öffentlichem Ordner exportieren	☐
Export-Datei prüfen und bereinigen	☐
Neue Kontaktlösung einrichten	☐
Benutzerberechtigungen konfigurieren	☐
Kontakte importieren	☐
Import überprüfen (stichprobenartig)	☐
Test mit einem Benutzer durchführen	☐
Benutzer informieren und schulen	☐
Öffentlichen Ordner deaktivieren/löschen	☐

Empfehlung: Für die meisten Anwendungsfälle ist das freigegebene Postfach (Variante 1) die beste Lösung. Es ist einfach einzurichten, erfordert keine zusätzliche Lizenz und funktioniert nahtlos im neuen Outlook.