Kurs
Exchange Online und Outlook
- 1 Hinweis zum klassischen und neuen Outlook Seit August 2023 wird neben der Desktop-App für das klassische Outlook, auch das neue Outlook angeboten. Es bestehen einige Unterschiede zwischen den Versionen. Unterschiede Die Unterschiede zwischen der klassischen und der neuen Outlook 365 Desktop App liegen hauptsächlich im Design, der Funktionalität und einigen unterstützten Features: Klassisches Outlook Design: Traditionelles Layout, das viele Nutzer gewohnt […]
- 2 Alumni-Lizenz selbst buchen – Exchange Online (Plan 1) für Absolventen (kostenfrei) Diese kostenfreie Lizenz ermöglicht, dass Schüler:innen, bzw. Teilnehmer:innen mit dem Postfach deiner Bildungseinrichtung auch dann weiterhin verbunden bleiben, wenn sie nicht mehr über eine Microsoft 365-Lizenz (MS Office mit Outlook) deiner Bildungseinrichtung verfügen. Schüler:innen oder Teilnehmer:innen verlassen die Bildungseinrichtung und sollen den Zugriff auf Microsoft 365 oder Office 365 nicht länger erhalten. Damit die Teilnehmer […]
- 3 Ein freigegebenes Postfach in ein persönliches Postfach umwandeln Es gibt mehrere Gründe, warum es sinnvoll sein kann, ein freigegebenes Postfach in ein persönliches Postfach umzuwandeln: Individuelle Nutzung: Wenn ein Mitarbeiter, der zuvor ein freigegebenes Postfach genutzt hat, nun eine individuelle E-Mail-Adresse benötigt, kann die Umwandlung sinnvoll sein. Dies ermöglicht eine personalisierte Kommunikation und die Nutzung von Funktionen, die nur für persönliche Postfächer verfügbar […]
- 4 Gesendete E-Malis automatisch in den entspr. Ordner eines freigegebenen Postfachs kopieren Wenn Du bei einer E-Mail bei Senden als ein freigegebenes Postfach auswählst und versendest, wird diese E-Mail nur in deinem persönlichen Ordner, in Gesendete Elemente abgelegt, aber nicht in Gesendete Elemente des freigegebenen Postfachs. Dadurch können andere Mitglieder des freigegebenen Postfachs nicht sehen, dass Du eine Mail gesendet oder auf eine Mail geantwortet hast. Ich […]
- 5 Ordner eines Freigegebenen Postfachs lässt sich nicht öffnen Du kannst einen Ordner eines freigegebenen Postfachs nicht (mehr) öffnen und erhältst die Fehlermeldung: Der Ordner kann nicht erweitert werden. Ein Clientvorgang ist fehlgeschlagen. Hier gibt es mehrere Lösungsansätze. Outlook-Cache deaktivieren Hinweis: Diese Vorgehensweise funktioniert nur bei Microsoft 365-Konten im klassischen Outlook, für IMAP oder Pop gibt es die Einstellung nicht. Öffne die (klassische, nicht […]
- 6 Freigegebene Postfächer mit PowerShell hinzufügen Es kann notwendig sein, freigegebene Postfächer mit Powershell hinzuzufügen, wenn zum Beispiel mehrere Domänen existieren, die ein Info@… erhalten sollen und eine Fehlermeldung im Admin Center auftritt, die besagt, dass Info@ bereits (in der anderen Domäne) existiert. Melde dich zuerst an PowerShell oder Powershell ISE als Admin an. Gib folgende Befehle ein: $UserCredential = Get-Credential Import-Module ExchangeOnlineManagement […]
- 7 Outlook-Menüleisten zurücksetzen Wenn deine Outlook-Menüleisten für Postfächer, Kalender und weitere Bereiche nicht richtig funktionieren kannst Du das beeinflussen. Mögliche Fehler Die Postfach- (oder/und andere) Menüleisten in Outlook 365 werden teilweise in englischer und deutscher Sprache angezeigt. Evtl. sind Ordner aus den Favoriten verschwunden. Kalender fehlen oder werden falsch angezeigt. Manuell erstellte Anordnungen setzen sich selbstständig zurück. Reparatur […]
- 8 Freigegebenen Postfach nicht in Outlook anzeigen Wenn der Benutzer über Vollzugriffsberechtigungen für viele Postfächer verfügt, kann die automatische Zuordnung zu Leistungsproblemen führen, wenn Outlook gestartet wird. In manchen Organisationen besitzen Administratoren beispielsweise Vollzugriff auf allen Postfächer der Organisation. In diesem Fall versucht Outlook, alle Postfächer in der Organisation zu öffnen. Link zu Microsoft: Entfernen der automatischen Zuordnung für ein freigegebenes Postfach. – […]
- 9 E-Mail Migration über das Exchange Admin Center Die Migration von E-Mail-Konten kann aus verschiedenen Quellen vorgenommen werden. Bitte berücksichtige, dass bei einer IMAP-Migration nur E-Mail-Postfächer (mit allen entsprechenden Ordnern), ohne Kontakte und Kalender migriert werden (sofern dies nicht anders angegeben ist). Mittlerweile sind die Anleitungen auf den Microsoft-Webseiten verfügbar, die die Migration verständlich beschreiben: Methoden zum Migrieren mehrerer E-Mail-Konten zu Microsoft 365 […]
- 10 E-Mail Migration mithilfe von ConnectWise (vormals Skykick) ConnectWise ermöglicht es eine einfache und sichere Art, eine Migration durchzuführen. Es werden unterschiedliche Quellen zur Migration angeboten: Migration von einem Tenant in einen anderen Tenant Migration von lokalen Exchange-Servern in einen Tenant (zu Exchange online) ConnectWise ist kostenpflichtig. Bitte informiere dich über die aktuellen Preise. Migration von einem Microsoft 365 Tenant zu einem anderem […]
- 11 Kontakte für Mitarbeiter zur Verfügung stellen (Nur Outlook Classic) Die folgenden Schritte wurden für das klassische Outlook abgebildet. Die Umsetzung im „neuen“ Outlook wird von Microsoft nicht unterstützt. Einen öffentlichen Ordner erstellen Hinweis: Dieser Vorgang ist nur dann notwendig, wenn der entsprechende Ordner noch nicht erstellt ist. Für die Einrichtung sind Admin-Rechte erforderlich. Melde dich im Exchange Admin Center an: Exchange admin center Wähle Öffentliche […]
- 12 Kontakte für Mitarbeiter zur Verfügung stellen (Outlook New) Öffentliche Ordner werden im neuen Outlook nicht mehr unterstützt. Dieses Dokument beschreibt vier alternative Lösungen für die gemeinsame Nutzung von Kontakten in Microsoft 365. Vergleich der Alternativen Kriterium Freigegebenes Postfach M365-Gruppe SharePoint-Liste Drittanbieter-App Neues Outlook ✓ ✓ ⚠ ✓ Klassisches Outlook ✓ ✓ ⚠ ✓ Outlook Mobile ✓ ✓ ⚠ Teilweise Zusätzliche Lizenz Nein Nein […]
- 13 Outlook E-Mails von einem Nicht-MS-Client abrufen Du möchtest E-Mails, die Du in Outlook erhalten hast über einen anderen Client (über POP oder IMAP), z.B. Thunderbird abrufen? Dafür benötigst Du die entsprechenden Einstellungen. Die Einstellungen findest du auf der folgenden Microsoft-Webseite. Informationen, wie du ein Outlook-Konto zu Gmail hinzufügst, findest du hier. POP oder IMAP? Du kannst die Einbindung an einen Mail-Client […]
- 14 Freigegebenes Postfach zu Outlook für das Web hinzufügen Du möchtest ein freigegebenes Postfach, in dem Du Mitglied bist, in Outlook für das Web anzeigen. Schritt-für-Schritt
- 15 Regeln anwenden Lokale und Server basierte Regeln Eine lokale Regel ist eine Regel, die im lokalen Outlook (Desktop-App) erstellt wird. Sie funktioniert nur, wenn die Outlook-App geöffnet ist. Eine serverbasierte Regel wird in Outlook im Web (online) erstellt. Sie funktioniert immer, auch wenn Outlook weder lokal, noch online ausgeführt wird. Regeln für Freigegebene Postfächer sollten in Outlook […]
- 16 Stellvertreter-Postfach hinzufügen So fügst Du ein Stellvertretungs-Postfach einer anderen Person zu deinem Outlook-Profil hinzu Wenn Du häufig mit den Exchange-Ordnern einer anderen Person arbeiten sollst, kannst Du das Exchange-Postfach der anderen Person zu deinem Outlook-Profil hinzufügen. Wenn Du dies machst, wird das Postfach der anderen Person automatisch geöffnet, wenn Du Outlook öffnest. Das Postfach der anderen Person […]
- 17 Standardkalender festlegen Wenn Du eine Besprechung oder einen Termin erstellst, wird dieses Element automatisch in deinem Standardkalender gespeichert. Du kannst wählen, welcher Kalender der Standard sein soll. Klicke auf „Datei“ > „Informationen“ > „Kontoeinstellungen“ > „Kontoeinstellungen“. Klicke im Dialogfeld Kontoeinstellungen auf die Registerkarte „Datendateien“. Dort werden alle deine Konten aufgelistet. Wähle das Konto aus, in dem deine Kalenderinformationen standardmäßig […]
- 18 Outlook zeigt keine Anhänge an Wenn Du Probleme beim Anzeigen von Anhängen in Outlook 365 hast, kannst Du folgenden Schritte ausprobieren: Frage den Absender, ob er/sie die Dateien ordnungsgemäß hochgeladen hat oder ob er/sie dir einen Link zur Datei per E-Mail gesendet hat, anstatt sie anzuhängen. Überprüfe, ob die Anlage durch Outlook Web App blockiert wird. Standardmäßig blockiert Outlook Web […]
- 19 Ein E-Mail-Zertifikat einbinden Um ein Zertifikat in MS Outlook einzubinden, führe folgende Schritte durch: Starte in der Outlook-App > Datei > Optionen > Trust Center > Einstellungen für das Trust Center … > E-Mail-Sicherheit. Markiere Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen. Klicke auf Importieren/Exportieren. Durchsuche nach der Importdatei unter Bestehende digitale ID aus einer Datei importieren > gib ggf. […]
- 20 Zum klassischen Outlook wechseln funktioniert nicht Wenn du die neue Version von MS Outlook installiert hast, kannst du in der Regel zur klassischen Version mit dem Schieberegler (oben rechts) zurück wechseln. Wenn der Regler nicht (mehr) angezeigt wird, sollte unter Hilfe der entsprechende Menüpunkt ersichtlich sein. Wenn aber auch dort die entsprechende Funktion fehlt, gehe wie folgt vor: Zurück zum klassischen […]
- 21 Das neue Outlook de-/aktivieren Teilweise ist es erwünscht, das neue Outlook für den Mitarbeiterzugriffs zu aktivieren oder zu deaktivieren. Microsoft bietet unterschiedliche Methoden dafür an. Die Anleitung findest du hier.
- 22 Externe E-Mail-Weiterleitung funktioniert nicht Wenn du eine externe E-Mail-Weiterleitung für ein Postfach einrichtest, funktioniert dies evtl. nicht. Im Microsoft 365 Defender Admin Center muss zunächst eine Antispam-Ausgangsrichtlinie erstellt oder angepasst werden. Melde dich auf https://security.microsoft.com/ als Admin an > Richtlinien und Regeln (im Bereich E-Mail und Zusammenarbeit) > Bedrohungsrichtlinien > Antispam(richtlinien) Deine Lizenz muss Exchange Online Protection, Microsoft Defender […]
- 23 Entra-Nutzungsbedingungen (DSGVO: löschen von personenbezogenen Daten) Der Artikel von Microsoft enthält eine ausführliche Vorgehensweise zum Bearbeiten und Verwalten von Nutzungsbedingungen, sowie zum Löschen personenbezogener Daten auf Geräten oder in Diensten, die dich bei deinen Pflichten gemäß der DSGVO unterstützen kann. Link von Microsoft Nutzungsbedingungen in Microsoft Entra ID – Microsoft Entra ID | Microsoft Learn
- 24 Eine Verteilerliste (Kontaktgruppe) erstellen Du kannst in Outlook eine Verteilerliste (Kontaktgruppe) erstellen. Wenn du Sie in das „An“-Feld einer E-Mail überträgst, erreichst du sämtliche Mitglieder der Liste per E-Mail. Schritt-für-Schritt Öffne Outlook Wähle Kontakte aus Klicke auf Start > Neue Kontaktgruppe Vergib einen Namen für die Kontaktgruppe Klicke auf Mitglieder hinzufügen und wähle die gewünschten Kontakte aus den Outlook-Kontakten […]
- 25 Infos zu MX, TXT, CNAME, A, DKIM, … Beim Anbinden einer Domain, beim Verwalten von E-Maildiensten und bei der Migration von deinem Mail-Provider zu Microsoft 365 (Exchange-Online) kommen häufig Abkürzungen vor, die ich kurz erklären möchte. Bitte bedenke, dass Du bei der Anbindung deiner Domain und bei der Umleitung deiner Mails (MX-Eintrag) exakte Werte von MS 365 für die Eintragung im DNS-Bereich deines […]
- 26 Probleme beim Senden an Google-E-Mailadressen Google hat die Richtlinien geändert und stellt hier eine Hilfe zur Verfügung. Offensichtlich muss DKIM aktiviert werden.
- 27 Arbeiten mit Ressourcen Ressourcen in Microsoft 365: Warum du sie nutzen solltest Stell dir vor, in deinem Unternehmen herrscht eine ständige Unübersichtlichkeit bei der Buchung von Besprechungsräumen, technischen Geräten oder Firmenwagen. Mitarbeiter reservieren denselben Raum doppelt, dein Vertriebsteam steht ohne Beamer da oder zwei Kollegen wollen gleichzeitig denselben Dienstwagen nutzen. Genau hier kommen die Ressourcenfunktionen in Microsoft 365 […]
- 28 E-Mails an und von externen Personen unterbinden Das Unterbinden des Sendens und Empfangens von E-Mails von oder an externe Personen kann in bestimmten Situationen sinnvoll sein, insbesondere in einem schulischen Umfeld. Hier sind einige Szenarien, in denen dies gerechtfertigt sein könnte: 1. Schutz vor Phishing und Spam Grund: Externe E-Mails sind eine häufige Quelle für Phishing-Angriffe und Spam. Schüler und Lehrkräfte könnten versehentlich auf […]
- 29 Gelöschte Elemente in Outlook nach 30 Tagen automatisch endgültig löschen Diese Anleitung beschreibt, wie du mit einer Microsoft 365 Business Premium-Lizenz erreichst, dass Elemente im Ordner „Gelöschte Elemente“ (Papierkorb) in Outlook nach 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht werden. Hintergrund: Standardmäßig bleiben gelöschte Elemente in Microsoft 365 unbegrenzt im Ordner „Gelöschte Elemente“. Die Funktion zur automatischen Bereinigung muss manuell über eine MRM-Aufbewahrungsrichtlinie (Messaging Records Management) eingerichtet […]
- 30 Senden und Empfangen von E-Mails einschränken (Bildungseinrichtungen) Hier ist die praxisrelevante, komplette Übersicht, wie man bei Microsoft 365 A3/A5 verhindern kann, dass Schüler E‑Mails versenden, aber weiterhin empfangen oder intern lesen dürfen. 1. Exchange Mail Flow Rule (Transportregel) – Outbound blockieren Die zuverlässigste, einfachste und in Schulen am häufigsten genutzte Methode. Damit wird das Senden an externe oder interne Empfänger komplett unterbunden. So […]