Arbeiten mit Ressourcen

Ressourcen in Microsoft 365: Warum du sie nutzen solltest

Stell dir vor, in deinem Unternehmen herrscht eine ständige Unübersichtlichkeit bei der Buchung von Besprechungsräumen, technischen Geräten oder Firmenwagen. Mitarbeiter reservieren denselben Raum doppelt, dein Vertriebsteam steht ohne Beamer da oder zwei Kollegen wollen gleichzeitig denselben Dienstwagen nutzen. Genau hier kommen die Ressourcenfunktionen in Microsoft 365 ins Spiel!

Wann ist die Ressourcenverwaltung in Microsoft 365 sinnvoll?

Ressourcen in Microsoft 365 helfen dir immer dann, wenn begrenzt verfügbare Güter oder Räume koordiniert genutzt werden müssen. Besonders nützlich sind sie in diesen Situationen:

• Wenn mehrere Teams Zugriff auf dieselben Räume oder Geräte benötigen
• Bei standortübergreifender Zusammenarbeit mit gemeinsam genutzten Ressourcen
• Um den Überblick über die Verfügbarkeit von Firmenfahrzeugen zu behalten
• Zur Vermeidung von Doppelbuchungen und den daraus resultierenden Konflikten
• Wenn du Nutzungsstatistiken für deine Ressourcen erstellen möchtest

Warum lohnt sich die Einrichtung von Ressourcen?

Die Integration von Ressourcen in Microsoft 365 bietet dir zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis: Keine manuellen Listen oder separate Buchungssysteme mehr
• Transparenz: Jeder kann sofort sehen, was wann verfügbar ist
• Automatisierung: Buchungsanfragen werden automatisch bearbeitet
• Integration: Nahtlose Einbindung in den gewohnten Outlook-Workflow
• Kontrolle: Du kannst Buchungsregeln festlegen (z.B. maximale Buchungsdauer)
• Übersicht: Auslastungsberichte für optimale Ressourcenplanung

Du kannst verschiedene Ressourcentypen einrichten – von Meetingräumen über Beamer, Konferenztelefone und Firmenwagen bis hin zu speziellen Geräten oder sogar geteilten Arbeitsplätzen. Die Ressourcen erscheinen dann im Outlook-Adressbuch und können bei der Terminplanung einfach als „Teilnehmer“ hinzugefügt werden.

Ressourcen in Microsoft 365 einrichten

Voraussetzungen

• Administrator-Zugang zum Microsoft 365 Admin Center und Exchange Admin Center
• Exchange Online-Administration berechtigt
• Die entsprechenden Lizenzen für Microsoft 365

Schritt 1: Ressourcenpostfach erstellen

Über das Exchange Admin Center

1. Melde dich beim Exchange Admin Center an
2. Navigiere zu Ressourcen (Resources) im linken Navigationsbereich
3. Klicke auf + Hinzufügen (Add …)
   • Raum (a room resource) für Meetingräume, Konferenzzimmer
   • Gerät (an equipment resource) für Beamer, Firmenwagen, technische Ausrüstung
4. Fülle die erforderlichen Felder aus:
   • Name: Ein aussagekräftiger Name (z.B. „Konferenzraum Berlin“)
   • E-Mail-Adresse: Eine eindeutige Adresse (z.B. raum-berlin@firmenname.de)
   • Kapazität: Bei Räumen die maximale Personenanzahl
   • Standort: Wo sich die Ressource befindet
   • Buchungsanfragen:
     • Automatisch akzeptieren oder ablehnen: Empfohlen für einfache Nutzung
     • Anfragen an Delegierte weiterleiten: Für manuelle Kontrolle
   • Buchungszeitfenster einschränken: Wie weit im Voraus gebucht werden kann
   • Maximale Buchungsdauer: Begrenzt die Reservierungsdauer
   • Wiederholende Meetings zulassen: Erlauben oder verbieten
   • Konfliktrichtlinie: Wie mit Überschneidungen umgegangen wird
   • und weitere Felder
5. Arbeite die Einstellungen durch und klicke auf Erstellen (Create)
6. Warte einen Moment und klicke auf Erledigt (Done), wenn der Status positiv ist

Hinweis: Es ist auch möglich, Ressourcen-Postfächer mithilfe der PowerShell zu erstellen.

Schritt 2: Ressourcengruppen erstellen (optional)

1. Im Microsoft 365 Admin Center navigiere zu Teams & Gruppen > Aktive Teams & Gruppen
2. Klicke auf + Hinzufügen und wähle Verteilergruppe
3. Erstelle eine Gruppe wie „Alle Konferenzräume“ oder „Firmenwagen“
4. Füge die entsprechenden Ressourcen als Mitglieder hinzu
5. Diese Gruppen erleichtern die Suche nach verfügbaren Ressourcen

Schritt 3: Delegierte für Ressourcen festlegen (optional)

1. Im Exchange Admin Center unter Ressourcen (Resources)
2. Wähle die Ressource aus und klicke auf dden Namen
3. Navigiere zum Delegierte (Delegation)
4. Füge Benutzer hinzu, die als Delegierte fungieren sollen.
   Diese können Buchungsanfragen manuell bestätigen/ablehnen

Schritt 4: Benutzer informieren

1. Erstelle eine Anleitung für deine Mitarbeiter:
   • Wie man Ressourcen in Outlook findet und bucht
   • Welche Regeln für die Buchung gelten
   • Wer bei Problemen zu kontaktieren ist
2. Führe optional eine kurze Schulung durch

Überprüfung und Fehlerbehebung

• Teste, ob Buchungsanfragen korrekt verarbeitet werden
• Prüfe, ob automatische Antworten gesendet werden
• Stelle sicher, dass Ressourcen im globalen Adressbuch erscheinen
• Kontrolliere, ob Kalender korrekt aktualisiert werden

Auf Ressourcen-Kalender zugreifen

1. Outlook Web App (OWA) verwenden:

1. Melde dich bei deinem Microsoft 365-Konto auf https://outlook.office.com an.
2. Klicke auf das Symbol Kalender um in deine Kalender zu gelangen.
3. Klicke auf Kalender hinzufügen.
4. Klicke auf Aus dem Verzeichnis hinzufügen.
5. Wähle (d)ein Konto aus.
6. Gib den Namen des Kalenders ein, z.B. Meetingraum oder Transporter, je nach dem, wie du die Ressource benannt hast.
7. Klicke auf Hinzufügen.
8. In dem nun eingeblendeten Kalender siehst du die gebuchte Zeit (ohne Details)

2. Das neue Outlook

1. Öffne das neue Outlook.
2. Klicke auf das Symbol Kalender um in deine Kalender zu gelangen.
3. Klicke auf Kalender hinzufügen.
4. Klicke auf Aus dem Verzeichnis hinzufügen.
5. Wähle (d)ein Konto aus.
6. Gib den Namen des Kalenders ein, z.B. Meetingraum oder Transporter, je nach dem, wie du die Ressource benannt hast.
7. Klicke auf Hinzufügen.
8. In dem nun eingeblendeten Kalender siehst du die gebuchte Zeit (ohne Details)

3. Das klassische Outlook

1. Klicke auf das Symbol + Kalender öffnen.
2. Klicke auf Freigegebenen Kalender öffnen.
3. Klicke auf Name und suche den Kalender bei Adressbuch unter Globale Adressliste aus.
4. Klicke auf OK und dann nochmals auf OK.

Wenn du nicht nur gebuchte Zeit, sondern Details des Termins anzeigen möchtest

1. Melde dich beim Exchange Admin Center an.
2. Navigiere zu Ressourcen (Resources) im linken Navigationsbereich.
3. Wähle die Ressource aus, die du bearbeiten möchtest (klicke auf den Namen).
4. Klicke auf Delegierung (Delegation).
5. Klicke im Bereich Lesen und Verwalten (Vollzugriff) Read and manage (Full Access) auf Bearbeiten (Edit).
6. Füge die Person (dich selbst?) als Mitglied hinzu. Nun hast du (oder die entspr. Person) das Recht, Einstellungen im Kalender anzupassen.
7. Wechsele zu Outlook in den Bereich Kalender und passe die Eigenschaften so an, dass die gewünschten Personen die Details der Termine sehen können.

Weitere Informationen von Microsoft

Hier ist der Link zu den Informationen.

Stand: 06.03.2025