E-Mails an und von externen Personen unterbinden

Das Unterbinden des Sendens und Empfangens von E-Mails von oder an externe Personen kann in bestimmten Situationen sinnvoll sein, insbesondere in einem schulischen Umfeld. Hier sind einige Szenarien, in denen dies gerechtfertigt sein könnte:

1. Schutz vor Phishing und Spam

• Grund: Externe E-Mails sind eine häufige Quelle für Phishing-Angriffe und Spam. Schüler und Lehrkräfte könnten versehentlich auf schädliche Links klicken oder vertrauliche Informationen preisgeben.
• Maßnahme: Durch das Blockieren externer E-Mails kann das Risiko von Cyberangriffen reduziert werden.

2. Einhaltung von Datenschutzbestimmungen

• Grund: Schulen müssen oft strenge Datenschutzbestimmungen einhalten, vornehmlich wenn es um personenbezogene Daten von Schülern geht. Externe E-Mails könnten versehentlich sensible Informationen nach außen tragen.
• Maßnahme: Das Blockieren externer E-Mails kann helfen, Datenschutzverletzungen zu vermeiden.

3. Vermeidung von Ablenkungen

• Grund: Externe E-Mails können Ablenkungen verursachen, hauptsächlich wenn sie Werbung oder nicht schulrelevante Inhalte enthalten.
• Maßnahme: Durch das Blockieren externer E-Mails kann die Konzentration auf schulische Aufgaben gefördert werden.

4. Kontrolle über die Kommunikation

• Grund: Schulen möchten möglicherweise die Kommunikation zwischen Schülern und externen Personen kontrollieren, um sicherzustellen, dass sie angemessen und sicher ist.
• Maßnahme: Das Blockieren externer E-Mails ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Kommunikationskanäle.

5. Schutz vor Malware

• Grund: Externe E-Mails können Anhänge enthalten, die Malware verbreiten. Dies könnte das Schulnetzwerk gefährden.
• Maßnahme: Durch das Blockieren externer E-Mails wird das Risiko von Malware-Infektionen verringert.

6. Einhaltung von Schulrichtlinien

• Grund: Schulen haben oft spezifische Richtlinien, die die Kommunikation mit externen Personen regeln. Das Blockieren externer E-Mails kann dazu beitragen, diese Richtlinien durchzusetzen.
• Maßnahme: Die Einhaltung von Schulrichtlinien wird durch das Blockieren externer E-Mails erleichtert.

7. Notfall- oder Krisensituationen

• Grund: In bestimmten Krisensituationen (z.B. bei einem Sicherheitsvorfall) könnte es notwendig sein, die Kommunikation nach außen vorübergehend zu unterbinden, um weitere Risiken zu minimieren.
• Maßnahme: Temporäres Blockieren externer E-Mails als Teil einer Krisenreaktion.

Umsetzung in Microsoft 365

In Microsoft 365 kannst du das Senden und Empfangen von E-Mails von externen Personen über die Exchange Online-Einstellungen steuern. Hier sind einige Möglichkeiten:

• Transportregeln: Erstelle Transportregeln, die eingehende und ausgehende E-Mails von externen Domänen blockieren (wir werden diese Möglichkeit benutzen).
• Einschränkungen für externe Domänen: Nutze die Optionen in den Exchange-Admin-Center-Einstellungen, um spezifische oder alle externen Domänen zu blockieren.
• Sicherheits- und Compliance-Center: Verwende das Sicherheits- und Compliance-Center, um Richtlinien zu erstellen, die externe Kommunikation einschränken.

Fazit

Das Blockieren externer E-Mails kann in einem schulischen Umfeld aus Sicherheits-, Datenschutz- und pädagogischen Gründen sinnvoll sein. Es ist jedoch wichtig, diese Maßnahmen sorgfältig zu planen und sicherzustellen, dass legitime Kommunikation (z. B. mit Eltern oder externen Partnern) nicht unnötig behindert wird.

Schritt-für-Schritt

Anpassung der Transportregeln

1. Melde dich beim Exchange Admin Center an:
   • Gehe zu https://admin.exchange.microsoft.com und melde dich mit deinen Administratoranmeldedaten an.
2. Navigiere zu den Transportregeln:
   • Wählen Sie im linken Menü E-Mail-Fluss und dann Regeln.
3. Erstelle eine neue Regel:
   • Klicke auf + Eine Regel hinzufügen und dann auf Eine neue Regel erstellen, um eine neue Regel zu erstellen.
4. Regel für ausgehende E-Mails:
   • Gib der Regel einen Namen, z. B. „Ausgehende E-Mails blockieren“.
   • Unter Diese Regel anwenden, wenn… wähle „Der Empfänger“ „ist extern/intern“ „Außerhalb der Organisation“.
   • Klicke auf Speichern.
   • Unter Gehen Sie wie folgt vor wähle Die Nachricht blockieren und gib eine Erklärung ein, z. B. „Externe E-Mails sind nicht erlaubt!“.
   • Klicke 2x auf Weiter.
   • Klicke auf Fertigstellen.
   • Klicke auf Fertig.
5. Regel für eingehende E-Mails:
   • Erstelle eine weitere Regel mit dem Namen „Eingehende E-Mails blockieren“.
   • Unter Diese Regel anwenden, wenn…  wähle „Der Absender“  „ist extern/intern“ „Außerhalb der Organisation“.
   • Klicke auf Speichern.
   • Unter Gehen Sie wie folgt vor wähle Die Nachricht blockieren und gib eine Erklärung ein, z. B. „Eingehende E-Mails von externen Absendern sind nicht erlaubt!“.
   • Klicke 2x auf Weiter.
   • Klicke auf Fertigstellen.
   • Klicke auf Fertig.
6. Aktiviere die Regeln:
   • Markiere die Regeln und aktiviere sie. Der Status muss auf Enabled stehen.

Benachrichtigungen

Wenn du das Senden und Empfangen von E-Mails an, bzw. von externen Personen unterbunden hast, werden im Posteingang E-Mails mit Meldungen generiert. Wenn das Senden nicht durchgeführt werden kann, sieht die Nachricht wie folgt aus:

Wenn hingegen eine Mail von einer externen Person gesandt wird, ist es das folgende Ergebnis:

Stand: 12.03.2025