Gelöschte Elemente in Outlook nach 30 Tagen automatisch endgültig löschen
Diese Anleitung beschreibt, wie du mit einer Microsoft 365 Business Premium-Lizenz erreichst, dass Elemente im Ordner „Gelöschte Elemente“ (Papierkorb) in Outlook nach 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht werden.
Übersicht: Wie funktioniert es?
Die automatische Löschung wird über sogenannte MRM Retention Tags und Retention Policies gesteuert:
| Komponente | Funktion |
|---|---|
| Retention Tag | Definiert, was nach welcher Zeit mit Elementen in einem bestimmten Ordner passiert (z.B. „Lösche Elemente im Papierkorb nach 30 Tagen“) |
| Retention Policy | Bündelt mehrere Tags und wird Postfächern zugewiesen |
| Managed Folder Assistant | Hintergrunddienst, der die Richtlinien regelmäßig (ca. alle 7 Tage) auf die Postfächer anwendet |
Du hast zwei Möglichkeiten, die Einrichtung durchzuführen: über die grafische Oberfläche (Microsoft Purview) oder per PowerShell. Beide Methoden werden im Folgenden beschrieben.
Methode 1: Einrichtung über Microsoft Purview (grafische Oberfläche)
Schritt 1: Microsoft Purview Compliance Portal öffnen
- Öffne https://purview.microsoft.com/
- Melde dich mit einem Administrator-Konto an
- Navigiere im linken Menü zu Datenlebenszyklusverwaltung (Data Lifecycle Management)
- Wähle den Reiter Exchange (Legacy)
Schritt 2: Neues Retention Tag erstellen
- Klicke auf MRM-Aufbewahrungstags
- Klicke auf + Neues Tag
- Nimm folgende Einstellungen vor:
- Name: Gelöschte Elemente 30 Tage
- Typ: Automatisch auf Standardordner angewendet
- Ordner: Gelöschte Elemente (Deleted Items)
- Aufbewahrungsaktion: Löschen und Wiederherstellung zulassen (Delete and Allow Recovery)
- Aufbewahrungszeitraum: 30 Tage
- Klicke auf Speichern
Hinweis zur Aufbewahrungsaktion:
- Löschen und Wiederherstellung zulassen (empfohlen): Elemente werden aus dem Papierkorb entfernt, können aber noch für 14 Tage (Standard) über „Gelöschte Elemente wiederherstellen“ zurückgeholt werden.
- Endgültig löschen: Elemente werden sofort unwiderruflich gelöscht, ohne Möglichkeit zur Wiederherstellung.
Schritt 3: Tag zur Retention Policy hinzufügen
- Wechsle zum Reiter MRM-Aufbewahrungsrichtlinien
- Klicke auf die Default MRM Policy (oder erstelle eine neue Richtlinie)
- Klicke auf Bearbeiten
- Füge das eben erstellte Tag „Gelöschte Elemente 30 Tage“ zur Richtlinie hinzu
- Klicke auf Speichern
Schritt 4: Warten auf die Verarbeitung
Der Managed Folder Assistant verarbeitet die Richtlinien ungefähr alle 7 Tage. Es kann also bis zu einer Woche dauern, bis die Richtlinie zum ersten Mal auf die Postfächer angewendet wird. Du kannst die Verarbeitung für einzelne Postfächer per PowerShell beschleunigen (siehe Methode 2, Schritt 4).
Methode 2: Einrichtung per PowerShell
Diese Methode ist schneller und eignet sich besonders, wenn du die Einrichtung für viele Postfächer gleichzeitig durchführen möchtest.
Schritt 1: Verbindung zu Exchange Online herstellen
# Exchange Online PowerShell-Modul installieren (einmalig) Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Force # Verbindung herstellen Connect-ExchangeOnline
Schritt 2: Retention Tag erstellen
# Neues Retention Tag für Gelöschte Elemente erstellen # Elemente werden nach 30 Tagen gelöscht (mit Wiederherstellungsmöglichkeit) New-RetentionPolicyTag "Deleted Items 30 Days" ` -Type DeletedItems ` -AgeLimitForRetention 30 ` -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Parameter-Erklärung:
-Type DeletedItems– Das Tag gilt für den Ordner „Gelöschte Elemente“-AgeLimitForRetention 30– Elemente werden nach 30 Tagen gelöscht-RetentionAction DeleteAndAllowRecovery– Elemente können noch für 14 Tage wiederhergestellt werden- Alternative:
-RetentionAction PermanentlyDelete– Elemente werden sofort unwiderruflich gelöscht
Schritt 3: Tag zur Default MRM Policy hinzufügen
# Tag zur Default MRM Policy hinzufügen
Set-RetentionPolicy "Default MRM Policy" `
-RetentionPolicyTagLinks @{Add="Deleted Items 30 Days"}
Hinweis: In manchen neueren Tenants kann es vorkommen, dass das Hinzufügen eines „Deleted Items“-Tags zur Default MRM Policy nicht funktioniert. In diesem Fall musst du eine neue Retention Policy erstellen und diese den Postfächern zuweisen:
# Neue Retention Policy erstellen New-RetentionPolicy "Custom MRM Policy" ` -RetentionPolicyTagLinks "Deleted Items 30 Days" # Policy allen Benutzer-Postfächern zuweisen Get-Mailbox -ResultSize Unlimited ` -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" | ` Set-Mailbox -RetentionPolicy "Custom MRM Policy"
Schritt 4: Sofortige Verarbeitung anstoßen (optional)
Normalerweise wird die Richtlinie alle 7 Tage automatisch verarbeitet. Du kannst die Verarbeitung aber sofort anstoßen:
# Für ein einzelnes Postfach Start-ManagedFolderAssistant -Identity "benutzer@firma.de" # Für alle Benutzer-Postfächer Get-Mailbox -ResultSize Unlimited ` -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" | ` ForEach-Object { Start-ManagedFolderAssistant -Identity $_.Identity }
Schritt 5: Konfiguration überprüfen
# Prüfen, ob das Tag erstellt wurde Get-RetentionPolicyTag "Deleted Items 30 Days" | ` Format-List Name, Type, AgeLimitForRetention, RetentionAction # Prüfen, ob das Tag in der Policy enthalten ist (Get-RetentionPolicy "Default MRM Policy").RetentionPolicyTagLinks | ` ForEach-Object { Get-RetentionPolicyTag $_ } | ` Select-Object Name, Type, AgeLimitForRetention, RetentionAction | ` Format-Table -AutoSize # Prüfen, welche Policy einem bestimmten Postfach zugewiesen ist Get-Mailbox "benutzer@firma.de" | ` Select-Object DisplayName, RetentionPolicy
Was passiert nach der Einrichtung?
| Zeitpunkt | Was passiert |
|---|---|
| Tag 0 | Benutzer löscht eine E-Mail → E-Mail wird in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben |
| Tag 1–29 | E-Mail bleibt im Ordner „Gelöschte Elemente“ sichtbar |
| Tag 30 | Managed Folder Assistant entfernt die E-Mail aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ |
| Tag 30–44 | E-Mail befindet sich im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ (unsichtbar für den Benutzer, aber über „Gelöschte Elemente wiederherstellen“ abrufbar) |
| Ab Tag 44 | E-Mail wird endgültig und unwiderruflich gelöscht |
Hinweis: Die 14-tägige Aufbewahrung in den „Wiederherstellbaren Elementen“ ist der Standard. Du kannst diesen Zeitraum per PowerShell auf bis zu 30 Tage erhöhen:
# Aufbewahrung wiederherstellbarer Elemente auf 30 Tage setzen
Set-Mailbox -Identity "benutzer@firma.de" -RetainDeletedItemsFor 30
Häufige Fragen
Gilt die Richtlinie nur für neue E-Mails oder auch für bestehende?
Die Richtlinie gilt für alle Elemente im Ordner „Gelöschte Elemente“, auch für bereits vorhandene. Das bedeutet: E-Mails, die bereits länger als 30 Tage im Papierkorb liegen, werden bei der nächsten Verarbeitung durch den Managed Folder Assistant gelöscht.
Wie oft wird die Richtlinie angewendet?
Der Managed Folder Assistant verarbeitet die Postfächer ungefähr alle 7 Tage. Es ist also möglich, dass Elemente erst bei 31–37 Tagen tatsächlich gelöscht werden.
Können Benutzer die Richtlinie umgehen?
Nein, die Richtlinie wird zentral vom Administrator gesteuert. Benutzer können die automatische Löschung nicht deaktivieren. Sie können jedoch gelöschte Elemente innerhalb der Wiederherstellungsfrist (Standard: 14 Tage) über „Gelöschte Elemente wiederherstellen“ zurückholen.
Gilt die Richtlinie auch für Kalendereinträge, Kontakte und Aufgaben?
Ja, das Retention Tag für „Gelöschte Elemente“ gilt für alle Elementtypen im Papierkorb: E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte und Aufgaben.
Was passiert mit Postfächern unter Litigation Hold?
Bei Postfächern, die unter Litigation Hold stehen, werden gelöschte Elemente aufbewahrt und nicht endgültig gelöscht, unabhängig von der Retention Policy.
Zusammenfassung
Kurzfassung der PowerShell-Befehle:
# 1. Verbinden Connect-ExchangeOnline # 2. Retention Tag erstellen New-RetentionPolicyTag "Deleted Items 30 Days" ` -Type DeletedItems ` -AgeLimitForRetention 30 ` -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery # 3. Tag zur Policy hinzufügen Set-RetentionPolicy "Default MRM Policy" ` -RetentionPolicyTagLinks @{Add="Deleted Items 30 Days"} # 4. Sofortige Verarbeitung anstoßen (optional) Get-Mailbox -ResultSize Unlimited ` -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" | ` ForEach-Object { Start-ManagedFolderAssistant -Identity $_.Identity }