Kontakte in das Adressbuch übertragen (für Mitarbeiter zur Verfügung stellen)

Mit Outlook Classic

Die folgenden Schritte wurden für das klassische Outlook abgebildet. Die Umsetzung im „neuen“ Outlook wird von Microsoft nicht unterstützt.

Einen öffentlichen Ordner erstellen

Hinweis: Dieser Vorgang ist nur dann notwendig, wenn der entsprechende Ordner noch nicht erstellt ist. Für die Einrichtung sind Admin-Rechte erforderlich.

1. Melde dich im Exchange Admin Center an: Exchange admin center
2. Wähle Öffentliche Ordner > Öffentliche Ordner.
3. Klicken auf „+ Einen öffentlichen Ordner hinzufügen“.
4. Vergib einen Namen für den Ordner und klicke auf Speichern.
5. Wähle Stammberechtigungen.
6. Füge alle Personen, die Zugriff erhalten sollen, hinzu. Definiere die Berechtigungen. Nur der „Admin der Kontakte“ sollte Besitzer des öffentlichen Ordners sein und über sämtliche Rechte verfügen. Du kannst auch E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen hinzufügen.

Einstellungen in Outlook vornehmen

1. Öffne Outlook, klicke auf das Ordner-Symbol, links am Bildschirmrand und erstelle innerhalb des (neu erstellten) öffentlichen Ordners einen neuen Ordner mit dem Typ Kontakt.
   Hinweis: Evtl. besteht bereits ein Ordner mit Kontakten. In diesem Fall musst du keinen weiteren Kontakte-Ordner erstellen. Fahre mit Schritt 4. fort.
   Hinweis: Falls links am Bildschirmrand das Symbol Ordner nicht angezeigt wird, klicke auf das Symbol Weitere Apps, wähle Ordner mit einem Rechtsklick an und klicke auf Anheften. Nun sollte das Ordner-Symbol links am Bildschirmrand angeheftet sein.
2. Kopiere ggf. die gewünschten Kontakte aus deinem persönlichen Kontaktordner(n).
3. Erweitere alle deine öffentlichen Ordner, bis der öffentliche Ordner mit den Kontakten angezeigt wird.
4. Klicke mit der rechten Maustaste auf den Kontakte-Ordner und wähle Zu Favoriten hinzufügen aus. Führe das für alle Benutzer durch, die Zugriff auf die Kontakte erhalten sollen.
5. Klicke mit der rechten Maustaste auf den Kontakte-Ordner und wähle Eigenschaften aus. Unter dem Register Outlook-Adressbuch klicke auf die Option Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen.

Nun kann jeder Benutzer die freigegebenen Kontakte in seiner Adressbuchliste anzeigen, wenn er eine neue E-Mail-Nachricht erstellt.

Den Kontakte-Ordner als Standard im Adressbuch einstellen

Damit der Kontakte-Ordner automatisch in E-Mails bei einem Klick auf An (zum Auswählen des Empfängers) ausgewählt wird, führe folgende Schritte durch:

1. Klicke im Menü Start auf Adressbuch (ganz rechts).
2. Wähle Extras > Optionen.
3. Markiere die Option Benutzerdefiniert.
4. Wähle den gewünschten Kontakt-Ordner aus und setze ihn nach oben in der Liste. (Rechts neben der Auflistung findest Du ein Pfeil-nach-oben-Symbol.)
5. Wähle unter Beim Öffnen des Adressbuchs diese Adressliste zuerst anzeigen den gewünschten Kontakte-Ordner aus.
6. Klicke auf OK und schließe das Fenster.

Nun werden in E-Mails, bei einem Klick auf „An“ sofort die gewünschten Kontakte angezeigt.

Zusatz-Informationen:

Favoriten ist der Bereich oben im Ordnerbereich, in dem du auf häufig verwendete E-Mail-Ordner immer schnell zugreifen kannst. Du musst im Ordnerbereich nicht scrollen, um nach einem Ordner zu suchen, der sich möglicherweise einige Ebenen tief verschachtelt im Ordnerbereich befindet.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ordner zu den Favoriten hinzuzufügen oder daraus zu entfernen. Wähle die Methode aus, die für dich am besten geeignet ist:

• Klicke auf einen Ordner und ziehe ihn in Favoriten. (Es ist nicht möglich, auf diese Weise einen Ordner zu entfernen.)
• Klicke mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den du hinzufügen oder entfernen möchtest, und klicke dann auf In Favoriten anzeigen bzw. auf Aus Favoriten entfernen.
• Klicke im Ordnerbereich auf den Ordner, den du hinzufügen möchtest, und klicke dann auf Ordner. Klicke in der Gruppe Favoriten auf In Favoriten anzeigen. Der Menübandbefehl ist hervorgehoben, wenn der ausgewählte Ordner in Favoriten angezeigt wird.

Beim Hinzufügen eines Ordners zu Favoriten wird eine Verknüpfung zu dem Ordner erstellt. Der eigentliche Ordner und die Ordnerinhalte bleiben an der ursprünglichen Stelle in der Ordnerliste erhalten. Wenn du einen Ordner aus den Favoriten entfernst, werden der Ordner und die Inhalte dabei nicht gelöscht, sondern nur die in Favoriten angezeigte Verknüpfung entfernt.

Wenn du einen Ordner zu den Favoriten hinzufügst, wird er unten in der Liste angezeigt. Wenn du Ordner neu anordnen möchtest, ziehe den jeweiligen Ordner in der Liste Favoriten an die entsprechende Position.

1. Evtl. Kontaktordner in freigegebene Ordner markieren (auswählen).
2. Dann Ordner > Ordnerberechtigungen.
3. Outlook Adressbuch.
4. Haken bei Diesen Ordner als E-Mail Adressbuch anzeigen setzen.

Mit allen Outlook-Versionen

Hier kommen die Schritte, um eine etwas andere Lösung, versionsunabhängig zu realisieren.

* E-Mail-Kontakte = Externe Kontakte für E-Mail. E-Mail-Benutzer = Externe Personen, die Zugriff benötigen (z.B. Gäste)

Wichtig: Die Kontakte können nur im Exchange Admin Center (mit Admin-Rechten) gepflegt werden.

Stand: 13.01.2025