Grundlegende Copilot-Funktionen

Copilot unterstützt bei Aufgaben, die mit Texten, Informationen und Daten zu tun haben: Entwürfe schreiben, Inhalte zusammenfassen, Daten auswerten, Pläne strukturieren und recherchieren. Das gilt für Unternehmen ebenso wie für Schulen, Weiterbildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen.

Wichtig ist die Abgrenzung: Copilot bereitet vor und schlägt vor. Abläufe dauerhaft automatisieren, Systeme überwachen oder Daten in Fremdsystemen ändern kann der Chat nicht von sich aus. Dafür gibt es Agents, den Workflows-Agent, Power Automate und Copilot Studio (siehe Lektion Copilot-Agenten).

Die folgenden Beispiele zeigen typische Einsatzfelder, jeweils für Unternehmen, Bildungseinrichtungen und NGOs.

Texte und Kommunikation

Copilot erstellt Entwürfe für E-Mails, Briefe, Ankündigungen und Berichte und passt Ton und Länge an.

• Unternehmen: Entwirf ein Anschreiben an unsere Bestandskunden, das die Preisanpassung zum 1. Januar sachlich erklärt.
• Bildungseinrichtungen: Entwirf einen Elternbrief zum Wandertag am 15. Mai mit Hinweisen zu Kleidung, Verpflegung und Rückkehrzeit.
• NGOs: Schreibe einen Dankesbrief an unsere Spenderinnen und Spender zum Jahresende mit drei Erfolgen aus diesem Jahr.

Zusammenfassen und Nachbereiten

Copilot fasst lange Dokumente, E-Mail-Verläufe und Besprechungen zusammen und zieht Aufgaben heraus.

• Unternehmen: Fasse die Besprechung mit dem Lieferanten von gestern zusammen und liste die vereinbarten Aufgaben mit Verantwortlichen auf.
• Bildungseinrichtungen: Fasse die Beschlüsse der letzten Gesamtkonferenz in fünf Punkten für das Kollegium zusammen.
• NGOs: Fasse den Förderbescheid zusammen und nenne alle Fristen und Nachweispflichten.

Daten auswerten

Mit einer Excel-Datei oder einer hochgeladenen Tabelle erkennt Copilot Trends, Ausreißer und Zusammenhänge und erstellt Diagramme.

• Unternehmen: Werte die Umsatzliste nach Quartal und Region aus und zeige die drei auffälligsten Entwicklungen.
• Bildungseinrichtungen: Werte die anonymisierte Kursbewertung aus und zeige, welche Module am besten und am schlechtesten bewertet wurden.
• NGOs: Vergleiche die Spendeneingänge der letzten drei Jahre nach Kampagne und stelle sie als Diagramm dar.

Planen und Organisieren

Copilot erstellt Projektpläne, Zeitpläne und Checklisten als Text oder Tabelle. Die Übernahme in Planner oder ein anderes Werkzeug erfolgt anschließend.

• Unternehmen: Erstelle einen Projektplan für die Einführung des neuen Ticketsystems mit Phasen, Meilensteinen und Verantwortlichkeiten als Tabelle.
• Bildungseinrichtungen: Erstelle eine Checkliste für die Organisation des Tags der offenen Tür, gegliedert nach sechs, vier und zwei Wochen vorher.
• NGOs: Erstelle einen Zeitplan für unsere Spendenkampagne im Dezember mit allen Aufgaben für das Ehrenamtsteam.

Recherchieren

Für gründliche Recherchen gibt es den Researcher-Agent (Premium-Lizenz). Er durchsucht Web und Arbeitsdaten in mehreren Schritten und liefert einen Bericht mit Quellen. Ohne Premium-Lizenz liefert Copilot Chat eine einfachere Recherche auf Basis von Webinhalten.

• Unternehmen: Recherchiere, welche Anforderungen die NIS2-Umsetzung in Deutschland an mittelständische Unternehmen stellt, mit Quellen.
• Bildungseinrichtungen: Recherchiere aktuelle Förderprogramme für die Digitalisierung von Schulen in Hessen, mit Quellen und Fristen.
• NGOs: Recherchiere Stiftungen, die Projekte zur Integration von Geflüchteten fördern, mit Förderhöhe und Antragsfrist.

Abläufe vorbereiten und automatisieren

Copilot kann einen Ablauf beschreiben und als Entwurf vorbereiten. Für echte Automatisierung wie Genehmigungen oder Benachrichtigungen werden Flows in Power Automate oder Agents in Copilot Studio eingerichtet. Der Workflows-Agent erstellt einfache Flows für Outlook, Teams, SharePoint und Planner aus einer Beschreibung, derzeit allerdings nur auf Englisch.

• Unternehmen: Beschreibe einen Genehmigungsablauf für Bestellungen über 500 Euro: Wer gibt frei, welche Angaben werden benötigt, was passiert bei Ablehnung?
• Bildungseinrichtungen: Beschreibe einen Ablauf für die Genehmigung von Exkursionen durch die Schulleitung als Schritt-für-Schritt-Liste.
• NGOs: Entwirf einen Ablauf für die Freigabe von Projektanträgen durch den Vorstand, inklusive Fristen und Benachrichtigungen.

Personal und Ehrenamt

Copilot hilft bei Stellenanzeigen, Einarbeitungsplänen und Gesprächsleitfäden. Die Veröffentlichung auf Jobportalen und Entscheidungen über Bewerbungen bleiben beim Menschen.

• Unternehmen: Entwirf eine Stellenanzeige für eine Marketingmanagerin oder einen Marketingmanager mit Aufgaben, Anforderungen und Angebot.
• Bildungseinrichtungen: Erstelle einen Einarbeitungsplan für neue Lehrkräfte für die ersten vier Wochen.
• NGOs: Entwirf einen Leitfaden für das Erstgespräch mit neuen Ehrenamtlichen.