Besprechungsrichtlinien

Stand: 23.06.2026

Voraussetzungen

Um in MS Teams Besprechungsrichtlinien anzupassen, benötigst du die entsprechenden Admin-Rechte. Ohne diese Rechte ist die Anpassung nicht möglich.

Um in das Teams Admin Center zu gelangen, melde dich auf https://admin.teams.microsoft.com/ an.

So passt du eine Besprechungsrichtlinie an

  1. Öffne im Teams Admin Center Besprechungen > Besprechungsrichtlinien.
  2. Wähle die gewünschte Richtlinie aus (z.B. die globale „Organisationsweite Standardeinstellung“) oder lege mit Hinzufügen eine neue an.
  3. Stelle die jeweilige Option wie unten empfohlen ein und klicke auf Speichern.

iHinweis

Microsoft fasst diese Verwaltung schrittweise in der neuen Oberfläche „Einstellungen & Richtlinien“ zusammen – die Bezeichnungen bleiben gleich. Änderungen an Richtlinien können bis zu 24 Stunden dauern, bis sie wirksam werden.

Bereich: Besprechungsplanung

Terminvereinbarung für private Besprechungen

Empfohlene Einstellung: Ein. Damit private Besprechungen zwischen Einzelpersonen, z.B. zur Abstimmung mit Kolleg:innen oder für Kundengespräche ermöglicht werden.

iHinweis

Wenn die Option aktiviert ist, können Benutzer private Besprechungen planen.

„Jetzt besprechen“ in privaten Besprechungen

Empfohlene Einstellung: Ein. Da Mitarbeiter, bzw. von diesen autorisierte Personen Besprechungen initiieren können sollen.

iHinweis

Steuert, ob ein Benutzer eine sofortige private Besprechung starten kann.

Planung von Kanal-Besprechung

Empfohlene Einstellung: Ein. Da geplante Kanalbesprechungen der gezielten Kommunikation einzelner Gruppen dienen, z.B. in einem Vertriebsteam, oder in einzelner Fachgruppen.

iHinweis

Wenn die Option aktiviert sind, können Benutzer Kanalbesprechungen in Kanälen planen, zu denen die Benutzer gehören. Durch Aktivierung dieser Funktion können komplette Kanäle (nicht nur einzelne Personen) angesprochen werden.

Jetzt in Kanalbesprechungen besprechen

Empfohlene Einstellung: Ein. Da diese Funktion der Einberufung von kurzfristige Team-Besprechungen, die von Mitarbeiter:innen über Kanäle organisiert wurden, dient.

iHinweis

Wenn die Option aktiviert sind, können Benutzer sofort Besprechungen in Kanälen starten, zu denen die Benutzer gehören.

Outlook-Add-In

Empfohlene Einstellung: Ein. Da die Integration mit der installierten Outlook-App insbesondere für die Arbeitsorganisation sinnvoll ist, sofern Outlook regelmäßig genutzt wird.

iHinweis

Über diese Einstellung wird gesteuert, ob Microsoft Teams-Besprechungen in Outlook (Windows, Mac, Web und Mobile) geplant werden können. Das entsprechende Symbol wird bei einem Kalendereintrag in Outlook angezeigt, wenn zugelassen.

Besprechungsregistrierung (an neuer Position)

Empfohlene Einstellung: Aus. Damit keine Registrierungen angeboten werden, da in der Regel nur direkte Einladungen ausgesprochen werden. Registrierungen sind evtl. nur dann sinnvoll, wenn zu „offen Veranstaltungen“ ohne genaue Zielgruppenkenntnis eingeladen wird, z.B. „Virtueller Tag der Offen Tür“ – für alle interessierten Personen (auch außerhalb der Organisation).

iHinweis

Nur verfügbar, wenn „Terminvereinbarung für private Besprechungen“ aktiviert ist.
Wenn du diese Option aktivierst, können Besprechungsorganisatoren eine Registrierung für die Teilnahme an einer Besprechung verlangen. Durch das Deaktivieren dieser Option kommen folgende Optionen nicht zum Tragen:
Wer kann sich registrieren?, Anwesenheitsbericht, Anwesenheitsbericht herunterladen und Anwesenheitszusammenfassung.

Anwesenheitsbericht

Empfohlene Einstellung: Aus. Damit kein Bericht erstellt wird. Sollten Anforderungen (z.B. vom Jobcenter) als Teilnahmenachweis bestehen, kann die Option sinnvoll sein. Sämtliche Teilnehmer:innen sollten zuvor informiert werden.

iHinweis

Wenn du dies aktivierst, können Besprechungsorganisatoren sehen, wer sich ggf. registriert hat und wer an den eingerichteten Besprechungen und Webinaren teilgenommen hat. Durch das Deaktivieren dieser Option kommen folgende Optionen nicht zum Tragen:
Teilnehmer in den Bericht aufnehmen (Include attendees in the report) und Teilnehmer Informationen (Attendee information).

Bereich: Besprechungsteilnahme und Wartebereich

Anonyme Benutzer können an einer Besprechung teilnehmen

Für diese Option gibt es keine Vorgabe, da individuell entschieden werden muss, ob anonyme Benutzer für ein Meeting benötigt werden. Grundsätzlich kann die Zulassung von anonymen Benutzern mit Gefahren verbunden sein.

iHinweis

Wenn diese Option aktiviert ist, kann jeder an Teams-Besprechungen teilnehmen, auch Teams-Benutzer in anderen Organisationen, die nicht in der Liste der zulässigen Domänen aufgeführt sind. Wenn die anonyme Teilnahme in den organisationsweiten Meeting-Einstellungen deaktiviert ist, können anonyme Benutzer keinen Meetings beitreten, unabhängig davon, was du hier eingestellt hast.

Anonyme Nutzer und Anrufer, die sich einwählen, können ein Meeting starten

Empfohlene Einstellung: Aus. Damit die genannten Teilnehmer:innen ein Meeting nicht ohne Anwesenheit eines Organisators starten können. Dies bedeutet, dass mind. ein Organisator anwesend sein muss.

iHinweis

Wenn diese Option aktiviert ist, können anonyme Benutzer und Einwahlanrufer eine Besprechung starten, ohne dass jemand anwesend ist. Wenn diese Option deaktiviert ist, muss im Wartebereich gewartet werden, bis die Besprechung von einer Person in deiner Organisation, einem Gastbenutzer oder einem externen Benutzer aus einer vertrauenswürdigen Organisation gestartet wird. Diese Einstellung funktioniert nur, wenn die anonyme Teilnahme hier und in organisationsweiten Besprechungseinstellungen aktiviert ist und „Wer den Wartebereich umgehen kann“ auf „Jeder“ festgelegt ist.

Wer kann den Wartebereich umgehen

Empfohlene Einstellung: Nur Organisatoren und Mitorganisatoren. Nur Mitarbeiter:innen, bzw. von ihnen autorisierte Personen können Personen zu Besprechungen zulassen. Ohne Organisatoren kann ein Meeting nicht gestartet werden.

iHinweis

Steuert, wer einer Besprechung direkt beitreten kann und wer in der Lobby warten muss, bis er zugelassen wird. Hier wird der Standardwert festgelegt, wer die Lobby umgehen kann. Organisatoren und Mitorganisatoren können dies bei der Einrichtung von Teams-Besprechungen ändern.

Personen, die sich einwählen (Telefon), können die Lobby umgehen

Empfohlene Einstellung: Aus. Diese Funktion sollte deaktiviert bleiben. Nur Mitarbeiter:innen, bzw. von ihnen autorisierte Personen können Personen zu Besprechungen zulassen. Ohne Organisatoren kann ein Meeting nicht gestartet werden.

iHinweis

Steuert, ob Personen, die sich per Telefon einwählen, direkt an der Besprechung teilnehmen oder im Wartebereich warten, unabhängig von der Einstellung „Wer kann den Wartebereich umgehen“. Wenn diese Option deaktiviert ist, müssen Einwahlanrufer im Wartebereich warten, bis sie zugelassen werden. Organisatoren und Mitorganisatoren können dies ändern, wenn sie Teams-Besprechungen einrichten.

Bereich: Engagement treffen

Besprechungschat

Empfohlene Einstellung: Ein. Für Mitarbeiter:innen, zur Unterstützung der Kommunikation notwendig, um ggf. Aufgaben, Umfragen oder andere Informationen zu posten oder auf Fragen von Kollegen einzugehen.

iHinweis

Wenn der Chat für alle aktiviert ist, können Besprechungsteilnehmer Chatnachrichten lesen und schreiben. Wenn der Chat für alle außer anonymen Benutzern aktiviert ist, können anonyme Besprechungsteilnehmer keine Chatnachrichten lesen oder schreiben.

Externe Besprechung

Empfohlene Einstellung: Aus. Um zu unterbinden, dass Chats mit nicht vertrauenswürdigen Organisationen geführt werden können. Das bedeutet, nur Personen aus der Organisation und Gäste können kommunizieren.

iHinweis

Wenn diese Option aktiviert ist, können Personen Nachrichten in externen Besprechungschats von nicht vertrauenswürdigen Organisationen lesen oder schreiben.

F&A

Empfohlene Einstellung: Ein. Es kann notwendig sein, um ggf. Anfragen zu kanalisieren (insbesondere in großen Gruppen). Die Nutzung ist freiwillig.

iHinweis

Wenn du diese Funktion aktivierst, können Organisierende eine Frage- und Antwortfunktion für ihre Besprechungen aktivieren.

Reaktionen

Empfohlene Einstellung: Ein. Besprechungsteilnehmer:innen können mit dieser Option z.B. Zustimmung signalisieren. Die Nutzung ist freiwillig.

iHinweis

Diese Einstellung steuert, ob Benutzer Livereaktionen wie „Gefällt mir“, „Herz“, „Applaus“, „Lachen“ und „Überraschung“ in Teams-Besprechungen verwenden können.

Bereich: Inhaltsfreigabe

Wer kann präsentieren?

Empfohlene Einstellung: Personen in meiner Organisation und Gäste. Anonyme Teilnehmer:innen sind somit ausgeschlossen. Eine anonyme Person kann jedoch während des Meetings vom Organisator das Recht erhalten.

iHinweis

Steuert, wer Referent in Teams-Besprechungen sein kann. Organisatoren und Mitorganisatoren können dies ändern, wenn sie Teams-Besprechungen einrichten. So können z.B. Personen während des Meetings zu „Referent“ angehoben werden, damit sie präsentieren können.

Bildschirmfreigabe

Empfohlene Einstellung: Einzelne Anwendung. Grundlegende Funktion zur Demonstration von Inhalten in Besprechungen sind somit möglich. Neben dem Teilen von Apps- und Dokumenten ist auch die Übertragung von Fenstern erforderlich, da hier Inhalte, z.B. in einem Browser gezeigt werden müssen.

iHinweis

Steuert, ob die Desktop- und Fensterfreigabe in der Besprechung des Benutzers zulässig ist. Nachteil gegenüber „Gesamter Bildschirm“, wenn z.B. ein Browserfenster geteilt ist und auf einen Link geklickt wird, der ein neues Fenster öffnet, wird dieses neue Fenster nicht mehr geteilt – die Freigabe muss für das neue Fenster erfolgen.

Teilnehmer können Kontrolle erteilen oder anfordern

Empfohlene Einstellung: Ein. Es ist evtl. erforderlich, dass Mitarbeiter:innen die Steuerung erteilen oder entziehen können, damit in einem Meeting gezielt präsentiert werden kann. Die Nutzung bedarf der Zustimmung und ist freiwillig.

iHinweis

Damit wird gesteuert, ob der Benutzer die Kontrolle über den gemeinsamen Desktop oder das Fenster an andere Besprechungsteilnehmer abgeben kann („Teamviewer-Funktion“). Diese Einstellung wird nicht unterstützt, wenn einer der Benutzer in Teams in einem Browser ist. Es ist eine Grafikbeschleunigung erforderlich.

Externe Teilnehmer können Kontrolle erteilen oder anfordern

Empfohlene Einstellung: Ein. Es ist evtl. erforderlich, die Steuerung erteilen oder entziehen können, damit in einem Meeting gezielt präsentiert werden kann. Die Nutzung bedarf der Zustimmung und ist freiwillig.

iHinweis

Damit wird gesteuert, ob externe Teilnehmer, anonyme Benutzer und Gäste während einer Teams-Besprechung die Kontrolle über die Personen auf dem gemeinsamen Bildschirm Ihrer Organisation erhalten oder anfordern können. Diese Einstellung wird nicht unterstützt, wenn einer der Benutzer in Teams in einem Browser ist. Es ist eine Grafikbeschleunigung erforderlich.

PowerPoint Live

Empfohlene Einstellung: Ein. Erforderlich, wenn nur PowerPoint geteilt werden soll und die entsprechenden Steuerelemente und Anzeigemodi gefragt sind. PowerPoint Live ist eine für MS Teams optimierte Version von PowerPoint.

iHinweis

Steuert, ob ein Benutzer PowerPoint-Folien in einer Besprechung freigeben kann. Externe Teilnehmer, einschließlich anonymer Benutzer, Gastbenutzer und Externer Zugriff, erben die Richtlinie des Besprechungsorganisators.

Whiteboard

Empfohlene Einstellung: Ein. Da sie erforderlich für Echtzeitkollaboration in Besprechung ist.

iHinweis

Steuert, ob ein Benutzer das Whiteboard in einer Besprechung freigeben kann. Externe Teilnehmer, einschließlich anonymer Benutzer, Gastbenutzer und Externer Zugriff, erben die Richtlinie des Besprechungsorganisators.

Anmerkungen zur Zusammenarbeit

Empfohlene Einstellung: Ein. Da sie für eine Echtzeitkollaboration mit Whiteboard in Besprechung erforderlich ist. Wenn ausgeschaltet, ist keine gemeinsame Arbeit mit Whiteboard möglich.

iHinweis

Mit den kollaborativen Anmerkungen zur Zusammenarbeit von MS Whiteboard können alle Teilnehmer einer Besprechung gleichzeitig Notizen auf einem freigegebenen Bildschirm in einer Teams-Besprechung hinzufügen. Du musst deinen Vollbildmodus in Teams freigeben und dann Anmerkung starten auswählen. Jeder kann Notizen, Formen, Text und Reaktionen zu dem hinzufügen, was du teilst.

Live Share

Empfohlene Einstellung: Aus. Da Präsentationsinhalte ungewollt (z.B. über Youtube) geteilt werden könnten.

iHinweis

Steuert, ob Besprechungen live geteilt werden dürfen.

Freigegebene Notizen

Empfohlene Einstellung: Ein. Da sie zum Protokollieren während Meetings (durch mehrere Benutzer) erforderlich ist.

iHinweis

Diese Einstellung steuert, ob Benutzer über die Besprechungsdetails freigegebene Besprechungsnotizen erstellen können.

Bereich: Aufzeichnung & Transkription

Besprechungsaufzeichnungen

Empfohlene Einstellung: Aus. Die Nutzung kann jedoch manchmal sinnvoll sein. Falls eine Aufzeichnung gewünscht ist, sollten sämtliche Teilnehmer:innen unbedingt darüber informiert werden und der Aufzeichnung zugestimmt haben.

iHinweis

Wenn aktiviert, können Benutzer ihre Teams-Besprechungen und Gruppenanrufe aufzeichnen, um Audio-, Video- und Bildschirmfreigabeaktivitäten zu erfassen. Der Besprechungsorganisator und der Initiator der Aufzeichnung müssen über Aufzeichnungsberechtigungen verfügen, um die Besprechung aufzuzeichnen.

Teilnehmervereinbarung für Aufzeichnung erforderlich

Empfohlene Einstellung: Ein. Falls Besprechungsaufzeichnung aktiviert ist.

iHinweis

Nutzer erhalten einen Hinweis, dass aufgezeichnet wird. Das Mikrofon und die Kamera wird automatisch deaktiviert. Die Nutzer stimmen durch Einschalten (von Mikro oder Kamera) oder durch eine Bildschirmfreigabe zu, dass aufgezeichnet wird. Andernfalls können Sie dem Meeting folgen, jedoch Mikrofon, Kamera und die Bildschirmfreigabe nicht nutzen. Es wird somit nichts von der Person aufgezeichnet, das Meeting kann aber trotzdem stattfinden.

Aufzeichnungen laufen automatisch ab

Empfohlene Einstellung: Ein. Dadurch wird die Aufbewahrungsdauer von Aufzeichnungen (und somit der Speicherplatz) begrenzt. Eine angemessenen Frist sollte für die Organisation festgelegt werden.

iHinweis

Lege die Standardablaufzeit für neue Cloud-Besprechungsaufzeichnungen zwischen 1 und 99 999 Tagen fest. Wenn Besprechungsaufzeichnungen deaktiviert ist, kann keine Einstellung in Standardablaufzeit vorgenommen werden.

Speichern von Aufzeichnungen außerhalb Ihres Landes oder Ihrer Region

Empfohlene Einstellung: Aus. Die Aufzeichnungen könnten dadurch in einem Gebiet liegt, dass außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO liegt.

iHinweis

Falls du Besprechungsaufzeichnungen außerhalb deines Landes oder deiner Region speichern möchtest, schalte sowohl diese Option als auch die Besprechungsaufzeichnung ein. Diese Einstellung gilt nicht für Aufzeichnungen, die in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind. Ich empfehle diese Option zu deaktivieren, da andernfalls Vorgaben der DSGVO evtl. nicht eingehalten werden können.

Transkription

Empfohlene Einstellung: Aus. Es handelt sich um eine Barrierefreiheitsfunktion, die z.T. auch nützlich in rein visuellen Arbeitssituationen sein kann. Eventuell ist das Aktivieren sinnvoll.

iHinweis

Steuert, ob Beschriftungen und Transkriptionsfeatures während der Wiedergabe von Besprechungsaufzeichnungen verfügbar sind. Die Person, die die Aufzeichnung gestartet hat, muss diese Einstellung aktiviert haben, damit diese Features mit der Aufzeichnung funktionieren können.

Live-Untertitel

Empfohlene Einstellung: Aus. Datensparsamkeit steht hier im Vordergrund. Es handelt sich aber auch um eine Barrierefreiheitsfunktion, die z.T. auch nützlich in rein visuellen Arbeitssituationen sein kann. Eventuell ist das Aktivieren sinnvoll.

iHinweis

Durch das Aktivieren von Liveuntertiteln kannst du die Wörter lesen, die während Anrufen und Besprechungen in Microsoft Teams gesprochen werden. Wenn benötigt, könnte die Option auf Aus, aber Organisatoren und Mitorganisatoren können sie aktivieren eingestellt werden.

Bereich: Audio und Video

Modus für IP-Audio

Empfohlene Einstellung: Ausgehendes und eingehendes Audiosignal aktiviert. Das ist notwendig für die Durchführung einer Videokonferenz, bzw. für die verbale Übertragung der Stimme.

Modus für IP-Video

Empfohlene Einstellung: Ausgehendes und eingehendes Videosignal aktiviert. Das ist notwendig für die Durchführung einer Videokonferenz.

Videokonferenzen

Empfohlene Einstellung: Ein. Das ist notwendig für die Durchführung einer Videokonferenz.

iHinweis

Die Option steuert, ob Videokonferenzen zugelassen werden.

Übertragungsproduktion mit NDI- und SDI-Hardware

Empfohlene Einstellung: Aus. Sofern nicht bestimmte Hardware, die zum Einsatz von Videokonferenzen genutzt werden muss.

iHinweis

Die NDI-Technologie wird zum Erfassen und Bereitstellen von Audio und Video in bester Übertragungsqualität über dein Netzwerk verwendet. Hier solltest du keine Änderungen ohne spezifisches Fachwissen vornehmen.

Netzwerkkonfigurationssuche

Empfohlene Einstellung: Aus. Damit Roamingrichtlinien nicht angewendet werden.

Teilnehmer können Videoeffekte verwenden

Empfohlene Einstellung: Nur Weichzeichner für Hintergrund und Standardhintergründe. Teilnehmer:innen sollten keine weiteren Anpassungen vornehmen können. Dadurch kann vermieden werden, dass ungewünschte Hintergrundbilder dargestellt werden.

iHinweis

Steuert, ob Teilnehmer ihren Kamerafeed mit Videohintergrundbildern und Filtern anpassen können.

Livestreaming

Empfohlene Einstellung: Aus. Damit Teilnehmer:innen ein Liveereignis nicht über eine zusätzliche Hardware streamen können.

iHinweis

Wenn dies aktiviert ist, können Teilnehmer:innen Teams-Besprechungen streamen.